电梯公司质量手册 - 图文(5)

*** **** 质量手册 第4.0章 文件和记录控制 编号：Q/***. SC-B-4.0 页码：第21/57 页 版本：第B 版 修改：第0次 日期：2009-11-10 4.1文件控制 4.1.1总则 应控制管理体系的所有文件的制定、批准、发布、发放、变更，防止使用无效、过期、作废文件；并定期审查、修订文件，确保文件持续适用和满足使用要求。 4.1.2 职责 4.1.2.1综合办公室为质量保证体系文件的归口管理部门，负责文件的接收、整理、发放、回收、鉴定、销毁、原稿保存。 4.1.2.2各部门负责与本部门有关的法律、法规、规范、标准的识别和有效文件的控制。 4.1.3文件的范围 与公司质量保证体系和产品质量有关的文件都应进行控制。文件包括内部的和外来的，也可以是纸张的、电子媒体或其他形式。 4.1.3.1内部文件 包括：质保手册、作业指导书、质量记录、管理制度、施工方案等其它文件。 4.1.3.2外部文件 包括：法律、法规、安全技术规范、标准、型式试验报告、监督检验报告、分供方产品质量证明材料、资格证明材料等。 4.1.4文件的编写与审批 所有文件只有经过授权人的审核和批准，并填写“文件审批单”后方可正式发布。 4.1.4.1质保手册、管理制度、质量记录由质保工程师组织编写，质保工程师审核，总经理批准。 4.1.4.2作业文件由工程部和质保部编制，作业责任人审核，技术负责人审批。 4.1.5 文件的编号 所有文件均应进行编号，具体编号办法如下： *** **** 1)手册编号 质量手册 第4.0章 文件和记录控制 编号：Q/***. SC-B-4.0 页码：第22/57页 版本：第B 版 修改：第0次 日期：2009-11-10 Q /***.SC-B 版本号 手册 公司代号 质量体系文件 2)作业文件编号 ZY /***.□□.□-B 版本号 作业项目序号 作业项目代号 公司代号 作业文件 3)管理制度编号 Q /***.□□.□-B 版本号 管理项目序号 管理项目代号 公司代号 质量管理体系 *** **** 4)质量记录表（单）编号 质量手册 第4.0章 文件和记录控制 编号：Q/***. SC-B-4.0 页码：第23/57 页 版本：第B 版 修改：第0次 日期：2009-11-10 JL/***.□□.□-B 版本号 记录项目序号 记录项目代号 公司代号 记录文件 4.1.6文件的标识 4.1.6.1文件分为“受控”和“非受控”两大类，限于公司内部使用与质量保证 体系运行紧密相关的文件为受控文件，需要提供给咨询公司、认证公司和顾客使用的为非受控文件。 4.1.6.2所有的受控文件质量手册、作业文件及外来文件应在文件的显目位置加盖“受控”印章，并注有分发号，每份文件都有不同的分发号，便于追溯。非受控的文件加盖“非受控”印章。 4.1.6.3作废的文件加盖“作废”专用印章，具有保留价值作为参考的文件再加盖“参考”专用印章。 4.1.7文件的发放和领用 4.1.7.1 文件发放前应确定发放范围，提出“文件领用（发放）控制清单”，经质保工程师批准后统一由综合办公室发放。 4.1.7.2 文件领用人在“文件发放（回收）登记表”上签名领取文件，便于追溯。 4.1.7.3 当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到综合办公室办理更换手续，交回破损文件、补发新文件，文件管理员将破损文件销毁。 4.1.7.4领用人应妥善保管，确保完整、整洁，持有者调离工作岗位或离职时，须将文件交还公司综合办公室，办理核收登记。领用人如遇有丢失情况，应写出书面材料，经质量保证工程师批准，方可办理补发手续，重新编号。 *** **** 4.1.8文件的评审 质量手册 第4.0章 文件和记录控制 编号：Q/***. SC-B-4.0 页码：第24/57 页 版本：第B 版 修改：第0次 日期：2009-11-10 4.1.8.1质保部应定期组织人员对文件的有效性进行评审，确定是否进行更改以及更改的内容。 4.1.8.2当文件持有人提出文件更改申请时，由质保部组织评审。 4.1.9文件的更改 4.1.9.1文件需更改时，应由文件更改提出部门的负责人填写“文件更改申请单”说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。 4.1.9.2更改的文件审批应由原审批人审批，当原审批人已不在职时，由接替人员审批。 4.1.9.3文件更改时注明更改标识和更改生效时间，并按“文件领用（发放）清单”的发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件。 4.1.9.4 文件的换版与作废 1） 文件在下列情况下应进行换版，原版文件作废，换发新版本。 2） 公司的组织机构发生重大改变； 3） 引用的法律、法规、标准发生重大改变； 4） 管理评审的要求； 5） 文件修订的次数达到五次以上。 文件修订状态由0→1→2→3…依次类推，版本号由A→B→C→D…依次类推。 2) 作废的文件由文件管理员按“文件发放（回收）登记表”收回。作废文件加盖“作废”印章，管理员填写“文件作废/销毁登记表”。若因法律或积累知识而需要保留的作废文件统一由综合办公室保管，加盖“作废保留”印章；需销毁的文件填写“文件销毁审批表”经文件管理部门负责人批准后统一销毁。 4.1.10文件的整理归档、借阅和复制 4.1.10.1文件资料应按照一定的类别和有关要求进行整理归档。 4.1.10.2因需要借用、复制归档文件的人员，应填写“文件借阅、复制申请登记表”，经综合办公室批准后可予以借阅、复制。借阅者应在规定日期归还文件和资料，到期不归，由综合办公室负责收回。 *** **** 质量手册 第4.0章 文件和记录控制 编号：Q/***. SC-B-4.0 页码：第25/57 页 版本：第B 版 修改：第0次 日期：2009-11-10 4.1.10.3复制管理体系文件须经质保工程师批准，填写“文件借阅、复制申请登记表”办理复制手续，由综合办公室对复制文件进行编号、标识、发放和回收。 4.1.11外来文件收集与识别 4.1.11.1 综合办公室应根据管理活动的需要，及时通过报刊、网络、咨询机构、出版发行机构和上级部门等渠道收集相关的法律、法规、安全技术规范、标准等其它外来文件，其中安全技术规范、标准必须是正式版本，并做好“外来文件清单”的收文登记。 4.1.11.2 工程部应在设备监督检验后收集检验机构的监督检验报告，将其与设备安装资料一起归档；销售部应收集供应部件的型式试验报告、分供方产品质量证明文件及资格证明文件等资料。 4.1.11.3各相关部门应定期评审外来文件，确保外来文件的有效性。 4.1.11.4综合办公室应做好外来文件的发放、领用和标识等管理工作。 4.1.12 文件的有效性控制 为控制文件的有效性，综合办公室应汇总编辑全公司“有效文件一览表”，并根据修订状态及时调整。 4.2记录控制 4.2.1总则 应对公司质量保证体系和产品质量有关的记录进行控制，明确记录的填写、确认、收集、归档、贮存等要求。 4.2.2职责 4.2.2.1综合办公室是记录的归口管理部门，具体负责记录的编号、收集、检索、贮存和处置。 4.2.2.2各部门负责做好本部门记录的编制、填写、保管、贮存和处置。每年年底交综合办公室汇总归档。 4.2.3记录的编制和审批 4.2.3.1各部门的质量记录样式，由各部门组织编制，部门负责人审核，质保工程师批准。 4.2.3.2编制完 …… 此处隐藏：1427字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……