OA项目需求分析说明书（精品）(9)

广州市天工远科信息技术有限责任公司

3.2.6档案管理系统 3.2.6.1文书档案管理

按照广东省档案局出台的最新档案管理规范，对公文流程管理系统中产生的文件进行登记、分类、归档管理。

(1) 文书档案管理主要是把公文流程管理中形成的文档最后进行归档管理，也就是

把收文、发文、呈批件、函件、传真五类文档进行归档处理；

(2) 由于档案库文档数在不断的增加，为防止因文档数过多，数据库过大而导致操

作速度慢，因此要求分收文、发文、呈批件、函件、传真、五种类型以及年度建立档案库；

(3) 要有手动登记的功能，内容可以同原来的，手动登记保存的文件也要进入上述

视图；

(4) 文件定了期限后自动生成件号；

(5) 已归档的档案文件中的期限、件号、专题、页数、类别号应可以由设定的人修

改；

(6) 所有的打印应可以选择范围和预览所选择的范围（含目录、文件）；

(7) 专题代码为顺序号、一个号代表一个专题、一份文件可以选择多个专题名称，

也可以不选专题；

(8) 视图界面部分的文件排列始终不改变，生成归档目录后也不改变；

(9) 档案借阅流程为：借阅申请、借阅审批、借阅，借阅时间到期后文件自动消失； (10) 文件归挡时，处理意见也要求归档，处理意见和正文还能够分别打印。

3.2.6.2归档文件管理

所有在OA系统中处理过的文件都能自动转到归档文件数据库中，在归档文件中查询文件的方式基本继承文件在处理过程中的查找方式，可以按不同分类进行文件查询，并提供全文检索和条件组合查询的功能。

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3.2.7待办事宜

待办事宜是员工在公文处理流程和业务处理流程的各环节需要办理的事宜，主要对发来的文档进行传阅、审核、会签、签发、批示、办理、督办等处理。

对待办事宜中的文档可根据处理的情况分为待办文件、待阅文件、已办(阅)文件，下表是对文档处理情况的说明；

待办文件 在OA系统中别人提交给当前用户办理或审批的文件，待办文件中还从打开的文件一般用兰色来标示，已打开过但未办理完毕的文件一般用浅棕色标示 在OA系统中别人提交给当前用户传阅的文件，待阅文件中从未打开的文件一般用兰色来标示，已打开过但未办理完毕的文件一般用浅棕色标示 在OA系统中当前用户已经办理、审批或传阅完毕的文件 待阅文件 已办(阅)文件 待办事宜设计要求：

1、 待办事宜从大的方面分为：待办文件、待阅文件、已办文件三中类别； 2、 在每个大的类别中文件能按日期、处理人、文件类型、处理类别等方式进行不同的排序； 3、 待办事宜中的文件能进行组合条件查询；

4、 已办文件只能保留一定的期限，系统能自动删除过期的已办文件。

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3.2.8个人办公服务 3.2.8.1用户认证

提供对用户注册和身份验证的功能，B/S模式的应用系统身份验证可以考虑采用数字证书的方式。

3.2.8.2密码修改

提供用户对自己的标识符密码进行修改的功能。

3.2.8.3个性设置

由用户按自己的工作习惯，对日常OA操作环境的显示页面进行定制。包括个人工作台首页，个人工作选项，已办工作保存期限，待阅文件保存期限，移动电话号码，是否起用公文短消息通知，启用短消息通知的文件类型等相关的选项。

3.2.8.4外出设置

对员工外出时，可将自已在公文流程处理和业务流程处理中的权限授予他人代替处理，回来之后可收回授出的权限，并能够查询授权人所作的工作。

3.2.8.5常用意见

用户处理在公文流程和业务流程中需自己填写意见的文档时，对一些常用的意见词按不同的数据库进行相关的设置，以方便用户在处理大批量的文档时，能按照自己个人工作习惯签核文档。

3.2.8.6日程安排

可以把个人的日常工作计划和任务记录在日历中，到时给以短信提醒和在待办工作中提醒。

3.2.8.7个人通讯录

提供对个人名片的管理功能，可快速的分类存储、多种方式查找(姓名、拼音、类别、地域)个人名片信息提供对个人名片的管理功能，可快速的分类存储、多种方式查找(姓名、

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拼音、类别、地域)个人名片信息。

3.2.8.8任务指派

提供公司领导，主管对下属给予指定的任务，并以待办文件的格式发送到指定人员的待办工作中，下属执行完任务后给领导汇报任务完成情况和适当的说明。

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3.2.9系统界面 3.2.9.1系统登录界面

提供一个系统登录界面，用户只需输入代码和秘密，即可进入到办公自动化系统。

3.2.9.2系统功能界面

提供一个系统功能主界面，OA系统所有的功能在主界面上都有分类和体现

3.2.9.3常用界面元素与图片

对常用界面元素与图片进行统一定制，以便各子系统共享使用，提高系统开发的效率。

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