OA项目需求分析说明书（精品）(5)

广州市天工远科信息技术有限责任公司

3.2.3.4函件管理

对以公司名义或部门名义所发出的函件的形成过程进行计算机管理，函件管理分公司函件和部门函件两种类型，公司函件流程基本包括拟稿、部门审核、会签、综合部核稿、签发、成文、发布、归档等处理环节，部门函件基本流程包括拟稿、部门签发、成文、发布、归档等处理环节。其设计要求如下：

1、 函件管理流程环节和路径可由系统管理员自行设定，各级便函流程节点名称可自行设

定，其默认工作流如图【公司函件业务流程图】【部门函件业务流程图】所示； 2、 函件文件字、文件、部门应三者对应，在年末时还应考虑文件号的跨年度问题；

3、 函件流水号可自动生成，也可指定流水号，如果指定的流水号比最大流水号值（系统维

护中的）小，则指定流水号不影响当前系统中的最大流水号值（系统维护中的），如果指定的流水号比最大流水号值（系统维护中的）大，则系统维护中的流水号为当前指定的最大流水号值；

4、 函件会签有串行和并行二种供用户选择，二者都要求可进入流程配置，会签人可自己会

签、也可转交他人会签，会签人不修改正文，只填写会签意见和签名；

5、 当流程进行中遇到死结点时，函件系统管理员应可通过意外事件处理系统对死结点进行

疏通，以保证流程的畅通；

6、 以公司名义发到各部门的函件，在各部门内应作为部门的收文流程处理； 7、 可按函件处理状态、类型、部门等进行查询，并提供全文检索； 8、 抄送单位、部门或人员之间一律始终用顿号“、”分开。

广州市建筑机械施工有限公司（部门）函件拟稿纸

事 由： 正 文： 发文单位： 拟稿人： 分 发： 抄 报： 抄 送： 发出时间：

发文 字 号 领导签发： 总页数 广州市建筑机械施工有限公司 第20页

广州市天工远科信息技术有限责任公司

【公司函件业务流程图】

拟稿A A：起草人起草公司函 B：部门领导审核起草人起草的文件，如果不符合要求，可以退回起草人重拟 C：办公室对通过审核的文件进行文字审核，如果不符合要求，可以退回起草人 D：公司领导对文件签发，领导也可以终止发文过程 E：办公室对领导签发通过的文件进行成文、编号、发放等一系列处理 F：办公室对发放过的文件送入档案室 G：如果文件需要会签，部门领导可以决定将文件送到相关部门领导征求意见 审核B 会签G 核稿C 签发D 成文、分发E 归档F 第21页

广州市天工远科信息技术有限责任公司

【部门函件业务流程图】

拟稿A A：起草人起草部门函 核稿B 签发C 成文、分发D 归档E B：办公室文件进行文字审核，如果不符合要求，可以退回起草人 C：部门领导对文件签发，领导也可以终止发文过程 D：办公室对签发通过的文件进行成文、编号、发放等一系列处理 E：办公室对发放过的文件送入档案室 第22页

广州市天工远科信息技术有限责任公司

3.2.3.5传真电报管理

对以公司名义或部门名义所发出的传真电报的形成过程进行计算机管理，传真电报管理分公司传真电报和部门传真电报两种类型，公司传真电报基本包括拟稿、部门审核、会签、综合办核稿、签发、成文、发布、归档等处理环节，部门传真电报基本包括拟稿、部门签发、成文、发布、归档等处理环节。其设计要求如下：

1、 传真电报流程环节和路径可由管理员自行设定，其默认工作流向如图【公司传真电报业

务流程图】【部门传真电报业务流程图】所示；

2、 传真电报文件字、文件号、部门应三者对应，在年末时还应考虑文件号的跨年度问题； 3、 传真电报流水号可自动生成，也可指定流水号，如果指定的流水号比最大流水号值（系

统维护中的）小，则指定流水号不影响当前系统中的最大流水号值（系统维护中的），如果指定的流水号比最大流水号值（系统维护中的）大，则系统维护中的流水号为当前指定的最大流水号值；

4、 传真电报会签有串行和并行二种供选择，二者都要求可进入流程配置，会签人可自己会

签、也可转交他人会签，会签人不修改正文，只填写会签意见和签名；

5、 当流程进行中遇到死结点时，传真电报系统管理员应可通过意外事件处理系统对死结点

进行疏通，以保证流程的畅通；

6、 以公司名义发到各部门的传真电报，在各部门内应作为部门的收文流程处理； 7、 可按传真电报处理状态、类型、部门、文件字号等进行查询，并提供全文检索； 8、 抄送单位、部门或人员之间一律始终用顿号“、”分开。

广州市建筑机械施工有限公司公司(部门)传真电报拟稿纸

事 由： 正 文： 发文单位： 拟稿人： 分 发： 抄 报： 抄 送： 发出时间： 发文 字 号 领导签发： 总页数 广州市建筑机械施工有限公司 第23页

广州市天工远科信息技术有限责任公司

【公司传真电报业务流程图】

拟稿A A：起草人起草公司传真电报 B：部门领导审核起草人起草的文件，如果不符合要求，可以退回起草人重拟 C：办公室对通过审核的文件进行文字审核，如果不符合要求，可以退回起草人 D：公司领导对文件签发，领导也可以终止发文过程 E：办公室对领导签发通过的文件进行成文、编号、发放等一系列处理 F：办公室对发放过的文件送入档案室 G：如果文件需要会签，部门领导可以决定将文件送到相关部门领导征求意见 审核B 会签G 核稿C 签发D 成文、分发E 归档F 第24页