OA项目需求分析说明书（精品）(8)

广州市天工远科信息技术有限责任公司

【合同审批业务流程图】

合同拟稿A 部门领导审核B 财务审查C 审计审查D 法规审查E 领导审核F 法定代表审批G 归档H A部门主管业务人员负责拟稿合同、协议（负责人可直接转送财务审查节 点） B主管部门负责人负责核对、审批 C财务部门领导签署审查意见 D审计部门领导签署审查意见 E法规部门领导签署审查意见 F主管业务领导签署审核意见 G法定代表人签署审批意见 H档案室负责文件资料的归类、查询 第35页

广州市天工远科信息技术有限责任公司

3.2.5.4会议室资源管理

主要对公司会议室及其相关资源使用的申请过程，及会议室和相关资源使用情况进行计算机管理，会议室申请过程基本包括：申请起草、部门审核、办公室审核、会议室安排，会议室和相关资源使用情况必须能查询到会议室和资源的使用和空闲状态。其设计要求如下： 1、 会议室基本信息管理：内容包括详细记录会议室的最大使用人数，会议室地点，适应范

围，是否有投影仪，是否有幻灯片，是否有麦克风等相关资源配置；

2、 会议室调度管理：管理各部门的会议室使用情况，包括会议室申请、审批及会议室申请

样式记录。会议室使用人员部门需详细填写会议室资源要求，会议用途，会议参加人员，会议室使用时间，会议完成时间，会议主持人员，会议召集部门，是否有投影仪，是否有使用空调，是否有水果，花篮摆放，是否可以使用宣传条幅，是否使用专人服务，是否使用茶水等等相关信息；

3、 会议室管理模块需具备必要的统计功能，完成指定会议室在指定时间段中使用次数，与

会人员数目，使用人员评价分数等；

4、 在用户申请用会议室时，在用户指定时间段内，无法使用的会议室应该不在选择的范围

内；

5、 会议室申请人员在会议室使用结束后应可以对会议室卫生情况，管理人员服务质量，态

度等方面给予评价，给定的相关评价将成为相关指标的依据；

6、 会议室申请单在指定时应成为日后生成，统计，查询相关报表的数据来源；

7、 系统应具备相关的提醒功能，在会议室使用前的某段时间以短信，邮件的方式提醒会议

室管理员做好接待准备；

8、 会议室使用完毕后，对应的会议室应该由系统设置为可用会议室；

9、 对使用超时的会议室，应由管理员人为处理延时使用，或取消其会议室安排； 10、 所有的会议室申请单需要良好的归档查询功能，以方便历史数据的查找。同时需要

按用户的需要以多种视图展示。

广州市建筑机械施工有限公司会议室申请单

主办单位 会议名称 会议时间 申请日期 申请人 分管领导 签名 其他

起始时间 结束时间 第36页

广州市天工远科信息技术有限责任公司

【会议室审批业务流程图】

A会议室申请人员根据会议的需要，填写会议室申请单，若拟稿为部门主管，将直接送文档到办公室审核环节，若办公室主管拟稿将直接送会议室管理员处理环节，若办公室一般人员拟稿将跳过部门审核环节。 B会议室申请人员部门领导审核会会议室申请 C办公室领导审核会议室申请 D会议室管理员收到办公室主管领导签核的会议室申请的信息后，进行会议室申请的相关处理并且按要求将会议室安排完毕的通知给拟稿人员（待阅文件），同时按需要打印文件，归档。 E处理完毕的流程后台归档处理 F红线表示可以退回的环节 开始 申请起草A 部门审核B 办公室审核C 会议室管理员处理D 归档处理E 第37页

广州市天工远科信息技术有限责任公司

3.2.5.5业务文件审批管理

主要是对各业务部门和科室需要处理的业务文件进行审批的过程进行计算机管理，业务文件审批的各类文件都以附件的方式附加到审批文件中，业务文件审批的基本环节包括：审批文件起草、部门领导审核、相关部门会签、公司领导审核、返回文件起草部门等环节。其设计要求如下：

1、 业务文件审批流程的环节和路径可自行设定，默认可设为审批文件起草、部门领导审核、

相关部门会签、公司领导审核、返回文件起草部门等环节；

2、 处理完成的业务文件可按指定的分类提供用户浏览查询，归档文件的处理需要提供查询

和全文检索功能；

3、 系统可进行监控业务审批的办理情况，对到期和逾期未办的报表，系统能自动催办； 4、 业务文件审批的各个审批环节都能签写审批意见； 5、 业务文件起草人对自己起草的未发送报表有删除权限； 6、 需要审批的业务文件基本包括：《新施工机械验收表》、《固定资产验收表》、《机械设备

（固定资产）调拨单》、《机械设备（固定资产）报废申请审批表》等。

第38页

广州市天工远科信息技术有限责任公司

【业务审批流程图】

起草A A：业务部门起草需要审批的业务文件 B：部门领导对起草的业务文件进行审核，如果业务文件涉及多个部门，必须送相关部门会签，如果不涉及多个部门，则直接送公司领导审核 C：相关公司领导对业务文件进行审核 D：将审批通过的业务文件返回相关业务部门 E：业务部门将处理完的业务文件送档案备查 F：相关部门领导对业务文件进行会签 部门审核B 相关部门会签F 公司领导审核C 回复起草部门D 归档E 第39页