OA项目需求分析说明书（精品）(3)

广州市天工远科信息技术有限责任公司

3.2.2.3电子期刊

为公司和部门提供需要对所有员工发布的规章制度、企业文化、技术资料等在OA网上发布的空间，方便员工及时学习和了解公司规章制度、企业文化、技术资料。系统管理员可以设定电子期刊管理员群组，只有电子期刊管理员群组中的成员才能编辑、修改期刊信息，一般员工只能查询相关信息。 企业文化:

电子期刊管理员定期将公司企业文化建设方面的信息发布到企业文化专栏，方便员工及时了解公司的企业文化。 领导讲话:

电子期刊管理员定期将公司领导在一些大型会议上的讲话发布到领导讲话专栏，让员工随时有机会领会公司会议精神。 精彩回放:

电子期刊管理员定期将公司一些大型活动中记录的文字、图片、视频等资料在精彩回放专栏中发布，供员工浏览查询，以便提供公司集体荣誉感和员工凝聚力。

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3.2.3公文流程 3.2.3.1收文管理

对公司和部门收到上下级公司、或其它单位的来文后所进行的一系列处理过程进行计算机管理，收文管理分为公司收文和部门收文两种，公司收文基本处理环节包括登记、拟办、批示、分发、部门签收、部门批示、部门办理和传阅等处理环节，部门收文基本处理环节包括登记、部门批示、部门办理和传阅等处理环节。其设计要求如下：

1、 收文管理为分公司收文和部门收文两种。收文环节和路径可由管理员自行设定，默认可

设为登记、拟办、批示、分发、部门签收、部门批示、部门办理、传阅、督办、归档等。其默认工作流程如图【公司收文业务流程图】和【部门收文业务流程图】所示； 2、 收文原件支持多种形式的文档格式，对纸质文件可直接扫描引入；

3、 可自动形成收文登记流水号，对文件分类、来文单位等有一定规律的栏目，应做到选择

和输入方式相结合；

4、 对涉密文件，系统可以只填写收文登记表，而不引入原件；

5、 可按收文处理状态、文件类型、文件字号、来文单位等进行查询，并提供全文检索； 6、 文件在办理的过程中，要求承办者与协办者相互之间可动态查阅，办理完毕后督办人可

查看承办与协办意见和结果，并可视办理情况可打回承办者和协办者重新办理，或送交归档；

7、 文件传阅者传阅完毕应可签传阅意见和签名，传阅文件的分发者应可感知文件传阅人的

传阅意见和签名；

8、 文件在归档状态后应在设定的时间内保留，超过时间后系统自动清除；

9、 当流程进行中遇到死结点时，收文系统管理员应可通过意外事件处理系统对死结点进行

疏通，以保证流程的通畅； 10、 系统可进行监控督办文件的办理情况，对到期和逾期未办的文件，系统能自动催办。

广州市建筑机械施工有限公司（部门）收文处理单 收文日期 来文单位 来文标题 收文主题词 文件类型 性质 拟办 意见 拟办意见 批示意见 办理情况

承办部门 协办部门 紧急程度 密 级 份 数 收文流水号 收文序号 文件字号 第11页

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【公司收文业务流程图】

函件数据收集库A 登记B 拟办C 批示D 分发E 承办拟办F 协办拟办J 传阅 L 承办G 协办K 督办H 归档I 第12页 A：从函件数据收集库中文件转入收文系统，如果是纸制文件，则扫描文件 B：办公室收发员将文件登记编号 C：办公室领导或秘书拟办来文，提出流转意见 D：公司领导对来文进行批示 E：办公室收发员将文件发放给相关部门，发放形式有三中：承办、协办、传阅，根据文件性质具体发放形式由领导和收发员决定 F：承办部门领导对文件提出处理意见，指定人员办理 G：承办人员办理具体事宜 H：办公室相关人员对文件进行督办 I：办公室相关人员将文件送入档案室 J：协办部门领导拟办文件 K：协办人员办理具体事宜 L：传阅部门和人员传阅文件

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【部门收文业务流程图】

函件数据收集库A 登记B 拟办C 分发D 承办G 协办H 传阅 E 督办F 归档I 第13页

A：从函件数据收集库中文件转入部门收文系统，如果是纸制文件，则扫描文件 B：部门收发员将文件进行登记 C：部门领导拟办来文，提出流转意见 D：部门收发员将文件发放给相关人员，发放形式有三中：承办、协办、传阅，根据文件性质具体发放形式由部门领导和收发员决定 E：传阅人员传阅文件 F：部门收发员对文件进行督办 G：承办人员办理具体事宜 H：协办人员办理具体事宜 I：部门收发员将文件送入档案 广州市天工远科信息技术有限责任公司

3.2.3.2发文管理

对公司名义发出和部门名义发出的红头文件的处理过程进行计算机管理，发文管理分为公司发文和部门发文两种，公司发文基本处理环节包括拟稿、部门审核、会签、办公室核稿、签发、成文、发布、归档等处理环节，部门发文基本处理环节包括拟稿、办公室核稿、部门领导签发、成文、发布、归档等处理环节。其默认工作流向如图【公司发文业务流程图】和【部门发文业务流程图】所示。设计要求如下：

1、 公司发文和部门发文流程环节和路径可自行设定，默认可设为拟稿、部门审核、会签、

办公室核稿、签发、成文、发布、归档等处理环节； 2、 支持加盖与日期合成的电子公章；

3、 在公文处理中，增加文件的密级程度和紧急程度，并分别标示；

4、 发文文件字、文件号、部门应三者对应，在年末时还应考虑文件号的跨年度问题； 5、 发文流水号可自动生成，也可指定流水号，如果指定的流水号比最大流水号值（系统维

护中的）小，则指定流水号不影响当前系统中的最大流水号值（系统维护中的），如果指定的流水号比最大流水号值（系统维护中的）大，则系统维护中的流水号为当前指定的最大流水号值；

6、 发文会签有串行和并行二种供用户选择，二者都要求可进入流程配置，会签人可自己会

签、也可转交他人会签，会签人不修改正文，只填写会签意见和签名；

7、 当流程进行中遇到死结点时，发文系统管理员应可通过意外事件处理系统对死结点进行

疏通，以保证流程的通畅；

8、 文件头中的发文单位中的主送单位、抄送单位、抄报单位应与正文中的主送单位、抄送

单位、抄报单位一致，并始终用顿号分隔；

9、 可按发文处理状态、红头标题、文件类型、文件字号、发文部门等进行查询，并提供全

文检索； 10、 单位内发文所发到各部门的文件作为发文类型处理，如有部门漏发的情况则可再次

补发； 11、 起草人对自己起草的未发送文件有删除权限； 12、 发文正文修改痕迹和处理意见都可保留。

广州市建筑机械施工有限公司（部门）发文拟稿纸

集团内接受部门（单位）： 分发： 抄报： 抄送： 文件分隔线： 是否需要文号： 标题： 发文单位： 发文性质： 使用特殊红头： 特殊红头选择： 是否联合发文： 第14页