标准公文格式与电子文件的制作

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档案管理知识系列讲座之一

主讲：黑河市档案局 雷振生版权所有只供学习参考

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第一讲： 第一讲：标准公文格式国家行政机关公文格式 国家行政机关公文处理办法 中国共产党机关公文标准 中国共产党机关公文处理条例

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国家行政机关公文格式 GB/T9704-1999 国务院办公厅秘书局编 2000年11月发布 年 月发布 具体内容

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国家行政机关公文格式 上行公文首页 下行公文首页 公文未页 联合行文公文末页1 联合行文公文末页1 联合行文公文末页2 联合行文公文末页 联合行文公文末页3 联合行文公文末页 联合行文公文末页4 联合行文公文末页 联合行文公文末页5 联合行文公文末页

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国家行政机关公文处理办法 国发(2000)23号文件 号文件 国发 国务院办公厅秘书局编 2001年1月1日起施行 年 月 日起施行 具体内容

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中国共产党公文标准中共中央办公厅1989年4月25日首 年 月 日首 中共中央办公厅 次颁发了有关党内公文的规章《 次颁发了有关党内公文的规章《中国共产 党各级领导机关文件处理条例(试行 试行)》 党各级领导机关文件处理条例 试行 》, 规定党的文件主要种类为13种 规定党的文件主要种类为 种。在试行了 7年之后，1996年5月3日，又进行了调整 年之后， 年之后 年 月 日 修订，正式颁布了《 修订，正式颁布了《中国共产党机关公文 处理条例》 文种确定为14种 处理条例》,文种确定为 种。这就是目 前实行的党的公文的规章。 内容) 前实行的党的公文的规章。(内容)

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第二讲： 第二讲：标准电子文件的制作文件编辑软件的正确选用 WORD文档的使用技巧 文档的使用技巧 标准电子文件的正确排版 使用文件夹做好电子文件的科学建立

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文件编辑软件的正确选用目前流行的主要文件编辑软件主要是三大系列1. MICROSOFT OFFICE系列：Word97 Word2000 系列： 系列 Word XP Word2003 Word2005 2. WPS OFFICE系列： WPS WPS2000 WPS2001 系列： 系列 WPS2003 WPS2005 3. Lotus 系列：Lotus 1-2-3套装软件中的 Lotus Notes 系列： 套装软件中的 (IBM) )

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WORD文档的使用技巧 文档的使用技巧 如何进入WORD文档编辑电子文件 文档编辑电子文件 如何进入 如何防止数据的丢失 如何正确设立版权和加密 编辑中常用快捷键的使用

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WORD编辑中的常用快捷键 编辑中的常用快捷键 快速选中文字录入方式： 快速选中文字录入方式：Ctrl + 空格键 Ctrl +右Shift 右 到行头： 到行尾： 到行头：Home 到行尾：End 到文件头： 到文件尾： 到文件头： Ctrl + Home 到文件尾：Ctrl + End 复制： 复制：Ctrl + C 或 Ctrl + Insert 粘贴： 粘贴：Ctrl + V 或 Shift + Insert 保存文件： 打印文件： 保存文件：Ctrl + S 打印文件

:Ctrl + P 选中全部文件： 还原上步(撤销): ):Ctrl + Z 选中全部文件：Ctrl + A 还原上步(撤销): 新建文件： 打开文件： 新建文件：Ctrl + N 打开文件：Ctrl + O

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标准电子文件的正确排版 字体的正确选择：标题用2号标宋体字，可以加粗。正文用 字体的正确选择：标题用 号标宋体字 可以加粗。 号标宋体字， 3号仿宋体字，文中如有小标题可用 号小标宋体字或黑体 号仿宋体字， 号仿宋体字 文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体 一般每面排22行 每行排28个字 个字。 字，一般每面排 行，每行排 个字。 页码的插入：标准的页码应该为阿拉伯数字。1、2、3 页码的插入：标准的页码应该为阿拉伯数字。 、 、 如何解决不同幅面的统一排版：(举例) 如何解决不同幅面的统一排版： 举例) 几个注意事项：(1)不允许存在此页无正文；( )正文 几个注意事项： )不允许存在此页无正文；(2) ;( 与发文单位和日期不允许空行过多；( ;(3)版权的正确编排； 与发文单位和日期不允许空行过多；( )版权的正确编排； 的正确使用。 (4)日期中“○ ”的正确使用。 )日期中“