机关测评细则解读(4)

阅览档案的用房。档案工作人员办公室不能在档案库房内。

测评方法： 实地查看

4．11.2档案库房配备电子监控、防盗报警器、温湿度记录仪、灭火器、空调机、去湿机、加湿器、消毒灭菌机、吸尘器、符合标准的光源和遮光窗帘等档案保护设备，实现 “九防”要求

解读：根据《档案法》等有关法律法规的规定，档案库房应当配置配备电子监控、防盗报警器、温湿度记录装置、灭火器、空调机、去湿机、加湿器、消毒灭菌机、吸尘器、符合标准的光源和遮光窗帘等设施设备，达到防盗、防火、防虫、防鼠、防高温、防潮湿、防有害气体、防尘、防磁“九防”的要求。库房应远离污染、潮湿、阴暗之地，避开锅炉房、配电间及有放射性物质的地方，避免楼顶和西晒，地下室不宜做档案库房。档案库房温度应控制在14-24度，每昼夜波动幅度不得大于2 ，相对湿度应控制在45%-60%，每昼夜波动幅度不得大于5%。

测评方法：

实地检查，可通过检查电子监控录像，查看温湿度记录等方式查看实际“九防”效果。

4.11.3档案装具符合标准

解读：档案橱、架等一般采用金属制品，在库房的排列符合要求；卷盒、卷皮数量充足，一般采用中性（无酸）或弱碱性纸制作，装具符合国家标准。

测评方法： 实地查看

4.12库房安全管理

4.12.1档案的出入库登记内容准确、及时；库房温湿度记录完整规范；定期开展库房安全检查，有库房安全检查记录和总结；发现问题应有整改措施且落实到位

解读：制作出入库登记，即凡有出入库房的人员都需登记，需记录出入人员、出入时间、案卷存取情况、出入事由等。温湿度记录要完整，不能补救，不能弄虚作假。安全检查记录是发现库房在九防措施上有哪些疏漏，有哪些安全隐患，需定期（如一个月或三个月）写出检查报告，如有问题需上报有关领导。发现问题应积极整改，并整改到位。

测评方法：

查看库房出入库登记记录、温湿度记录、安全检查记录，并实地测评库房的温湿度和安全情况。

4.12.2制作档案人员离岗交接清点台账，办理档案交接手续，到同级档案行政管理部门备案；定期开展档案清点工作，并写出清点报告

解读：档案人员在离岗前，应与接续人员一起进行案卷、检索工具和设施设备等的清点，并在双方认可的情况下在交接台账上签字，制作交接清点台账，并到同级档案行政管理部门备案。同时，每年年末应对所保管的案卷、资料、设施等进行年度清点，将缺失的案卷和

案卷中的文件的情况以及有否损毁等情况记录下来，形成清点报告。

测评方法:

查看交接清点台账（必须有双方签名）、查看备案登记和年度清点报告 。同时到库房抽查清点报告是否符合事实。

4.12.3制定档案灾害应急处理预案，并组织演练、培训，提高危机事件发生时相关责任人按照预案有序处置的能力

解读：预案制定详细、具体，切合单位的实际，同时有演练的文字记录或演练的视频材料。

测评方法：

查看灾害应急预案和有关演练文字或视频等。 五、档案服务利用 5．13档案整理

严格按照国家标准整理各种门类、各种载体档案，做到分类科学、整理规范

解读：应按照国家对文书档案、科技档案、会计档案、照片档案、声像档案和电子文件等明确的行业整理标准来开展分类、著录、整理和上架等工作。各单位业务档案要按照行业主管部门和档案行政管理部门制发的要求、规定整理业务档案，如没有，应单独或会同档案行政部门进行制发。人物档案参照文书档案的整理方式。重大活动档案按照文书、照片或声像档案等的整理标准整理，原则上不与原全宗分离。

测评方法：

实地查看机关单位各门类档案的整理方法是否符合国家行业标准。

5.14检索工具

5.14.1 按照要求编制各种门类、各种载体档案的检索工具 解读：各单位根据本单位档案类别编制以下种类检索工具。 1、建立全宗卷

2、文书档案、业务档案的归档文件目录和照片档案的基本目录； 3、科技档案总目录和分类目录； 4、实物档案登记目录；

5、文书档案的专题目录和文号索引； 6、会计档案目录和卷内目录； 7、政府信息公开目录； 8、重大活动档案全引目录； 9、人物档案目录；

10、公务活动礼品档案送交目录；

11、录音、录像及其他多媒体档案的基本目录； 12、资料登记台帐； 13、其他档案的目录；

以上目录类别除纸质形式外，应按要求制作相应的机读目录。 测评方法：

查看机关单位各门类、载体档案的纸质目录，机读目录是否齐全完整，是否符合相关标准和规范。

5.14.2 建立全宗卷，材料齐全，整理规范

解读：按照《全宗卷规范》（DA/T12-2012）和《全宗指南编制规范》（DA/T14-2012）建立全宗卷，并规范全宗卷的整理。

测评方法：

查看机关单位是否按照《全宗卷规范》（DA/T12-2012）和《全宗指南编制规范》（DA/T14-2012）建立全宗卷。卷内材料是否齐全完整，整理是否规范。

5.15档案利用

5.15.1严格借阅登记和利用效果反馈登记，编制档案利用效果实例汇编。

解读：各机关单位应严格按照档案借阅制度对档案借阅和归还进行登记，并对档案利用效果进行总结整理，对突出的事例加以汇总编制档案利用效果实例汇编。

测评方法：

查看借阅登记、利用效果登记和实例汇编等材料。

5.15.2编写机关大事记、年鉴等；配合机关中心工作、领导决策及社会需求等编制优质档案编研材料。

解读：此项测评机关档案室的编研工作。档案室的编研工作分为一次信息的收集（如档案文件汇编等）、二次信息的甄选和加工（如专题汇编等）、立足于室藏进行深度开发（如参与编史修志、撰写史料文章等），和制作档案文化产品等不同层次。编写大事记、年鉴等不要求档案人员亲自编写，但是档案室一定要保存这些材料。