机关测评细则解读(2)

建立档案工作奖励和责任追究制度，是《山东省档案工作科学化管理规范》（鲁档发[2014]23号）的要求。各机关要对在档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励，对在档案工作中出现的问题要有追究机制，如不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案保管不当造成档案损毁的等，要追究有关人员的责任。

测评方法：

查看与档案工作衔接的具体业务工作制度、流程及档案工作奖励与责任追究制度等。

1.3.2建立完善的档案工作制度，联系单位实际，可操作性强，并根据需要进行修改完善。包括机关档案工作岗位责任制、文件材料归档、档案整理、保管、保密、鉴定、销毁、统计、利用、库房管理、文件交接、离岗交接清点、设施设备维护使用制度、数字化信息安全管理以及重大活动（重点建设项目、重大科研项目)档案管理办法等

解读：机关档案管理要求15项以上的制度作为档案工作的保障，这些制度要求切合实际，操作性强，并根据具体情况及时调整。其中文件材料归档制度是一项重要的档案工作制度，也是档案工作开展的基本依据。单位档案工作制度要求以单位正式文件形式印发。

测评方法： 检查各项规章制度。

1.3.3按照实际情况制定或者转发机关专业档案管理办法并报同级档案行政管理部门备案

解读：此项是为加强各机关单位专业档案的管理，特别是属于国

家档案局颁布的《国家基本专业档案目录》（两批100种）的范围内的，应是各专业主管部门和各级档案行政管理部门监管的重点档案门类。报同级档案行政管理部门备案，主要是为了保证机关单独制定印发的专业档案管理办法符合档案专业规定和政策要求。

测评方法：

查看专业档案管理办法及备案材料。联合印发的不需要备案。 二、档案资源建设

2.4 档案集中统一管理，门类齐全，材料完整 2.4.1机关综合档案室集中统一管理本机关全部档案

解读：根据《档案法》第十条、《档案法实施办法》第十二条及《山东省档案条例》第十三条等法律法规的规定，机关档案室管理本单位产生的所有门类和载体的档案。集中统一管理是指档案的宏观管理，并非全部是实体管理，如单位的某些部门具有符合要求的档案管理条件（指责任人员、保管条件等）并有随时查阅利用的需求，可以将实体暂时放在该部门，具体存放时限不得超过5年。该部门的责任人员必须将每年的立卷情况、整理情况及保管利用情况等形成书面文字交给机关档案室保存，同时每年移交目录信息。 测评方法：

（1）询问单位的职能，查看归档制度中的档案门类是否齐全，所有门类的档案是否集中统一管理。

（2）暂时实体没有统一管理的需要有管理工作小结、年度目录信息。 （3）查看每年的全宗卷中有没有此部分档案的管理统计。

（4）超过5年实体未能移交档案室的认定为该单位档案不能做到集中统一管理。

2.4.2 建立健全机关档案门类，包括文书、科技、专门（会计、人物、专业）、照片、声像、实物、重大活动档案以及政府公开信息、资料等，门类齐全

解读：要求各机关档案室设置齐全的档案门类。门类设置是档案室资源体系的框架，框架搭建不好，整个体系的结构就不够完备。 其中，机关单位从事其主要业务活动的过程中形成的文件材料是专业档案，就是通常所说的业务档案；各机关单位根据《国家基本专业档案目录》和自身的实际情况设置业务档案；围绕本机关单位或本系统中的人物形成的文件材料是人物档案；实物是指机关单位辅助其他门类档案产生的凭证材料或者以实物的形式反映机关单位主要业务或发展历史的佐证物品等；重大活动档案是指机关单位举办或参与重大活动产生的各种载体的文件材料。重大活动档案不是一个门类，也不能违反全宗不可分割的原则，其归档整理不能独立于本机关全宗之外；资料是机关档案信息资源的有效补充。 测评方法：

（1）从归档制度中看门类的设置情况。

（2）机关档案室可根据自身的实际情况来设置，不是以上解读中所有的必须齐全。比如科技档案中只有基建档案的话，其他三种不需设置。

（3）此处的档案门类不涉及电子文件。

2.4.3 各门类档案材料收集规范、真实有效、齐全完整、应归尽归。

解读：要求各门类档案收集体制健全、渠道规范、确保文件材料真实、归档齐全完整，本机关单位所有的文件材料应归尽归。 其中，人物档案是收集本单位、本行业在某一学科、领域有重大影响的专家学者，省级以上劳动模范和优秀共产党员，本单位主要负责人，以及为本单位、本行业发展做出重大贡献、有突出成就的人物档案材料。具体包括：

（1）人物职务活动的文章、报告、演讲稿、工作日记等 （2）人物的作品和研究成果 （3）社会对人物研究、评价的资料

（4）与人物有关的证书、奖章、信函、纪念品等 （5）人物活动的照片、录像带、录音带、光盘等 （6）人物口述的历史资料

（7）其他涉及人物的有保存价值的档案材料。 测评方法：

（1）通过查看机关的三定方案、机关各部门的职能、大事记、各种工作总结等文件，测评各门类档案的收集范围。

（2）查看归档制度、各种文件级目录、交接文据等，测评文件归档的齐全性。

（3）查看各门类档案的归档质量，如用纸、用笔、法律标识、文件本身的规范性等，测评档案的真实性和完整性。

（4）抽查应该归档的10份文件，测评实际归档率。 2.5 其他介质文件归档齐全

2.5.1收集除纸质档案之外的光介质、磁介质、银盐感光介质等其他载体形态的档案材料。

解读：档案文件除了以纸为载体外，还要有其他载体的文件。如：缩微胶片、照片底片、磁带、硬盘、光盘、录音带、录像带等。 测评方法：

机关档案室不一定具有以上提到的所有类型的载体形式，但是如果有这些介质的必须归档。此处主要测评载体的种类是否齐全。 2.5.2按照数据标准，收集各门类档案的电子文件和数字副本文件，包括机关网页信息、公务电子邮件及机关公务社交媒体产生的数字信息等。

解读：要求各机关单位重视电子文件的门类设置和收集归档的规范性和齐全性。机关档案室要注重原生电子档案和档案的数字副本的收集。数字副本是指通过扫描等数字化技术处理后形成的数字信息。 机关单位档案室应该收集的数字信息有： （１）永久、定期保管的文书档案的电子版 （２）科技档案中形成的电子文件； （３）会计电算化材料和会计档案管理软件； （４）人物档案中的电子文件； （5） 专业档案的电子文件； （6）数码相机拍摄的数字照片；