机关测评细则解读(3)

（7）其他音频、视频形式的电子文件； （8）档案管理软件及有关电子版说明； （9）政府公开信息的电子版；

（10）其他应该归档的电子文件，如机关单位的网页档案、公务电子邮件和公务社交媒体产生的数字信息等。

上述应归档电子文件的元数据和背景信息要一并收集。 测评方法：

（1）查看电子文件的门类是否齐全

（2）查看各门类电子文件的数据格式是否符合存储标准 2.6 档案征集

根据实际情况向社会或本系统、本单位有关人员征集档案资料（包括口述历史）；已损毁、丢失的档案，通过征集、复制或补制进行补救

解读：要求档案室完善档案资源建设体系，不仅收集正规渠道的，还要收集与本机关职能有关的在个人手中保存的档案资源。某些特殊行业中，口述历史也是非常重要的档案信息的补充，能更加充分地记录单位的历史。

在中办、国办《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中要求，“对损毁、丢失档案的，档案行政管理部门要依法查处，并督促档案形成单位积极予以补救”。这条补救的要求是以前党和国家档案工作中从来没有的内容，是根据这些年出现的新情况提出的新要求。特别是涉及个人各种权益、涉及本单位历史的档案损毁或丢失了，要通过

征集、复制、补制等方法进行补救。 测评方法：

（1）根据各单位的实际情况发现征集线索，进行有效的资源补充。应该有征集工作的计划和方案。

（2）通过网页信息、全宗指南、大事记、信息摘要等线索，或者通过当事人举报，发现有档案文件丢失或损毁（包括涂改等），要采取有力措施及时补救。

三、档案信息化建设 3.7信息化规划设施

3.7.1统筹协调数字档案室与单位电子文件形成部门、国家综合档案馆的关系，实现文档一体化、馆室一体化管理。

解读：根据《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，推进机关档案管理与办公自动化同步发展，同时与数字档案馆接收系统衔接，实现馆室一体的要求。此项测评单位信息化建设中的档案管理理念，要求从体制上、技术上、设施配备上等方面保证数据在ＯＡ系统中和数字档案室以及综合档案馆接收平台之间的流转和传递，有具体的信息化建设方案。 测评方法：

查看数字档案室建设方案的相关材料，实地查看数字档案室建设情况及档案管理系统与OA系统的连接运转情况等。

3.7.2机关档案信息化建设纳入单位信息化建设总体规划，统一

规划、设计和配备档案信息化基础设施设备。

解读：根据《数字档案室建设指南》要求，为确保机关数字档案资源的安全管理和有效利用，应与单位信息化建设统一规划、整体设计，为机关档案管理配备相对独立且稳定、兼容的，能够满足数字档案资源管理和机关共享利用需求的数字档案室基础设施，主要包括网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等。其中，终端设备包括终端计算机、扫描仪、数码照相机、打印机等，辅助设备包括恒温恒湿防磁柜、刻录机、移动存储介质等。 测评方法：

查看信息化规划等相关材料，并实地查看数字档案室设施设备的配备情况。 3.8 数字资源

按照有关标准收集、整理机关数字信息，建立各种门类电子档案的目录数据库、全文数据库、多媒体数据库及专题数据库等。 解读：根据《数字档案室建设指南》的要求，机关档案室的数字档案资源应包含文书、声像（照片、录音、录像）、科技、专业等各门类电子档案、传统载体档案数字副本和数字资料等，若条件成熟，公务电子邮件、网页等门类的电子档案也应作为数字档案资源建设内容（见2.5.2项的解读）。同时，数字档案资源的收集和整理应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）等国家及省有关标准和规范的要求，数据格式合乎存储要求，数字资源组织要求系统、规范，建立各种门类电子档案的目录数据库、全文数据库、多媒体数据

库及专题数据库等。 测评方法：

查看各门类数据库数据以及室藏档案数字化的相关材料。按照存量数字化、增量电子化的要求，2015年达到全部室藏档案数字化60%的不扣分，以后每年增加10%的要求，不足的按照比例扣分。 3.9 应用系统

机关档案管理系统符合国家对电子文件管理系统通用功能的要求，并与同级综合档案馆信息接收平台对接，按照要求移交电子档案及电子目录等。

解读：数字档案室应用系统建设应符合《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194-2012）的要求。机关档案管理系统应与同级综合档案馆信息接收平台对接，按照《电子档案移交与接收办法》（档发【2012】7号）等要求移交电子档案及电子目录等。 测评方法：

查看数字档案室管理系统各功能模块设计及实际运行状况。查看馆室衔接情况以及电子档案交接文据等相关材料等。 3.10信息安全

3.10.1定期检查非纸质载体的可读性，确保其数据长期有效性；及时备份档案数字信息，建立数据恢复机制，保障数字信息安全；开展重要档案异质异地备份。

解读：电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用。按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）的要求，保证非纸质

数据的可靠性与长期可读性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

建立即时和定期备份制度及非常规状态下数据的恢复机制。 为确保电子档案的安全，还要开展档案异质异地备份。有异地备份计划以及异质备份的实施方案等。 测评方法：

查看非纸质载体的抽查记录，查看定期备份及开展档案异地异质备份的相关材料，实地查看数字档案信息安全保管状况。 3.10.2开展纸质档案数字化过程中，采取严格信息安全保障措施。对涉密档案严禁开展外包数字化。

解读：按照国家档案局办公室《档案数字化外包安全管理规范》的要求，严防信息化过程中数据的安全。

测评方法：

查看相关规章制度及必要材料，实地查看档案数字化场所。 四.档案安全保障

4．11档案用房及设施配备

4.11.1档案库房、阅览室、办公室满足开展档案工作基本需求 解读:根据《机关档案工作业务建设规范》的要求，参照《档案馆库房建筑设计规范》设立档案库房。库房面积应能容纳本单位的全部档案，并留有一定余地。省级机关档案库房一般能容纳本机关20年的档案，市、县级机关档案库房一般能容纳本机关10年的档案。同时，还应考虑档案逐年增加的因素。阅览室是办理档案查阅手续、