第7章书面商务文件--外部沟通文件

商务沟通方法与技能(自考PPT)

第7章 书面商务文件外部沟通文件

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学习内容：1. 2. 3. 4. 5. 6. 致意便条 商务信函 商业计划 年度报告 传真和电子邮件 短信服务(SMS)

学习目标：1. 区分内部和外部书面沟通 2. 理解外部沟通文件的主要形式 3. 能够使用这些沟通形式

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外部沟通文件指组织内部的人员与其组织外部的利益相关 者进行沟通时所采用的书面形式。这些利 益相关者可能包括银行、供应商、客户等。

7.1致意便条没必要写信时用； 只包含公司名称及一条礼节性短信； 具体经办人还会加上他的名字和一条短信 (手写)

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7.2商务信函信函：外部沟通文件最常见的形式。 用途：1、安排会议 2、确认已安排的会议的日期和时间 3、申请工作 4、回复申请信 5、广告或推销函件 6、核查潜在客户的信用 7、投诉有缺陷的商品或其他问题 8、回复客户投诉 9、提供成本或合同标的核算 10、询价 11、提交订单

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发送商务信函的原因 提供或寻求信息

确保一些事情已经完成 与客户及供应商保持或者发展良好的关系

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商务信函的标准1. 2. 3. 4. 5. 清楚简洁、句子段落简短 对读者应该是具体和特定的 必须准确和完整 礼貌而得体 信函应当及时处理

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信函应包含具有企业风格的信息 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 公司名称、地址、电话； 可能有公司标志； 有便于识别和存档的归档号； 收件人的姓名和地址； 日期； 对收件人的问候； 使用标题以表明这封信的主题；

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8、内容应仔细编排； 9、应以恭敬的方式结尾； 10、应有写信人签名； 11、签名下面应印有其姓名的印刷体， 以防读者无法读懂其签名； 12、如果将来会有作者之外的其他人来 处理该信，应清楚说明； 13、若有附件，也应清楚说明。 P113

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课堂练习1 写一份商务信函

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7.3商业计划公司制定商业计划的原因： 阐明他们的想法及目标 支持资金申请 通过将进展与计划作对比，来监测公司的 业绩 设定销售及利润目标 明确所需资源以及涉及的成本

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商业计划包含的要件解释你的商业构想 概述能够被满足的潜在市场 列出有关竞争者及其优势劣势，进行分析 说明你将如何营销产品或服务及其涉及的 成本多少 5. 有关房屋和附属场地及所需资本方面计划 1. 2. 3. 4.

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6、提供有关个人背景、资质和业务经验的详 细信息 7、说明你需要投入资金的多少 8、说明你需要资助资金的数量及偿还计划 9、概述你所能提出的贷款抵押 10、列出详尽的财政预算，其中包括月现金 流及第1年的利润预算。

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商业计划通常包含的五部分 经营目标 销售与市场预测 生产 资源需求 资金支持方面的数据

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7.4年度报告◆大多数国家都

要求公司提供年度财务 报表。 ◆1985年，英国的《公司法》规定：每 个公司必须提供其年度账目，其中包 括利润表、资产负债表，连同相关的 账目附注以及包含董事会报告和审计 报告在内的年度报告。它是董事会的 职责。

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7.5传真和电子邮件◆ 传真能通过电话

线路以电子方式 传送书面信息。◆ 发送完后几分钟

之内送达收件人。

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使用传真机的礼仪利用的先后问题 忌发私人传真稿件 检查设备问题并处理

完毕后勿落东西