房产中介门店秘书职责手册(3)

3、新业务员开通系统前，根据培训部计划，上报培训名单，员工离职要及时通知运营中心关闭系统权限。

4、输入新房源一定要符合规则输入，不允许有空格，每格都要填写。

（二）制度执行

秘书在执行制度过程中应以《公司制度》、《行为规范》及当店管理制度为标准，发现某同事违反规定时，及时给予提醒，或汇报店长，由店长决定是否处罚，店长确定处罚，秘书开罚单，店长签字，秘书执行罚款。

（四）值班管理：秘书于当月的最后一天制定下月的值班表，由店长确认签字生效，于晚会告知传阅并张贴告示当店同仁，以便于经纪人提前做计划。

（五）卫生管理：当天卫生由值班人员打扫，秘书应监督当店卫生及办公设备的整洁度。发现值班人员没做卫生或马虎对待的，告知店长，由店长处罚。每月负责组织至少一次的卫生大扫除。

（六）表格表单管理

【普通表单格】：经纪人用和秘书用的表单格分类存放于固定位置，并标识清楚，一周整理一次，及时备存，确保各类表单格齐全供经纪人使用。

【特殊表单格】：租赁合同和收据要在租赁专员提出申请时发放，发出24小时内收回租赁佣金，收据本和一份存档合同（一式三份中的其中一份）。

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作废合同三份都收回并注明“作废”的字样。月底将当月的所有存档合同汇总，制作租赁档案上交总部。

（七）当店办公用品和基金的管理

【办公用品的领用】制作成一份办公用品领用登记表，监督领用登记，月底统计，供数据分析用。对当店办公设备进行维护，如出现故障先寻找原因，在能力范围内的尽量独立解决，在能力范围外的及时与厂家或其他服务机构联系。

【当店基金的管理】：根据当店具体情况于月初或月末将当店基金收支明细表张贴告示

（八）数据汇总

【每周】：周考勤汇总，客户和房源统计，带看量、签单数汇总。

【每月】：月考勤汇总，客户和房源汇总，带看量签单明细统计，当店话费及办公用品费用统计。

（九）接待

【客户接待】：在值班人员外出带看或繁忙时接待上门客户，将客户信息分类登记于登记表中，尽量详细具体，并于当天交接给值班人员。秘书所接待的房源及客人统归当天值班人员所有。

【同事接待】：来者是客，到当店来的他店经纪人或其他部门的同事都应热情接待，倒水让座，提供恰当的帮助。

【注意事项】：

a：秘书是公司的形象代表，是当店的窗口和枢纽，接待礼仪要规范细致到

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位。

四、财务部

1、成交记录单及银行回单整理

■ 每天传真直营店成交记录单，按分店归档

■ 每月1日收上月直营店业绩报表

2、每月报销

■ 整理当月报销票据

■ 做好明细报销表格

■ 经理确认签字

3、每月更换收据

■ 配合经理管理，做好记录

■ 做好明细收据使用表格

■ 经理确认签字

五、人事部

1、应聘

接待应聘者，安排填写《职位申请表》。

初试合格者，将《职位申请表》传真总部人事部，落实复试。

2、劳动合同签署

员工入职一个月，配合人事部与其签署《劳务合同》《保秘合同》。

3、绩效考核

每月5日，配合经理确认员工的级别和考核期。如有疑问。自见表始3日内致电人事部解决，过期不予办理。

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每月1日，安排员工填写《经纪人晋级申请单》和《经纪人降级报备单》，传真总部人事部。

4、离职

协助经理指导员工填写《员工离职审批单》和《员工工作移交表》，检查填写完毕后传真人事部。

5、薪资核对

每月8日协同经理确认每位员工的底薪是否正确。

每月18日协同经理确认每位员工的奖金是否正确。

秘书对员工薪资负有核对责任。如有疑问，及时联系人事部。

6、员工关系

秘书是公司和各门店员工联系的桥梁，各位秘书应认真完成公司交代的各项工作，同时做好公司文化宣讲，做好员工与公司关系的维护并及时反馈相关人事信息。

六、培训部

1、协助销售经理完成新进员工门店内培训。

2、正确并准时上报新进经纪人参加总部培训名单，所报名单必须符合《新

人九天成长术》之要求，并通过门店内的考核。

3、配合做好参加培训人员的纪律管理，严格执行店务管理制度的处罚条款。

4、在培训过程中配合培训部的各项工作要求，门店内员工的离职请假等突

发状况应第一时间跟培训部上报。

5、规范参加培训人员的服饰要求、电话礼仪和经纪人文件夹的制作，并做

好持续的监督跟进。

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6、对于参加培训员工培训后的工作和思想状况应及时跟培训部沟通，并提

出有效意见或建议。

7、培训后协助销售经理做好门店内的强化培训，持续监督跟进。

8、及时来总部参加秘书相关课程的培训，完成试卷考核并按时传真至培训部。

七、运营中心

1、运营中心每周上交表单的时间结点为：第一周为每月的1日到7日、第二周为每月的8日到15日，第三周为每月的16日到22日、第四周为每月的23日到月底。

2、秘书每月在8日、16日、23日、月底上交每月“收据使用登记明细表”、“成交业绩汇总表”，以邮箱形式发至总部相关人员，并保证内容的准确性。

3、成交确认：成交方签约后填写《成交记录单》，7天内将《成交记录单》和《折佣确认单》（若有），如有合作协议的，须同时传真给房源方所属单店销售经理。销售经理及经纪人收到后签名确认，在7天内传真给成交方和运营中心。（例：A店用B店的房源成交，A店在7天内将《成交记录单》和《折佣确认单》一并传真到B店，B店销售经理及经纪人收到后签名确认，7天内传真给A店和运营中心。）

4、每月秘书将“现金明细表”以邮箱发至财务相关人员，并保证内容的准确性。