房产中介门店秘书职责手册(2)

房产中介助理,秘书责任管理文件

关表格，经审批后确认离职成功。员工离职当天秘书必须在系统情报站中发布离职通告，同时马上处理其在网络上发布的房源。秘书离职，需做好移交工作，如实填写《交接清单》，否则不予办理离职手续。

4、晋级：填写晋级申请表，让经理签字后上报人事部报批。

5、考勤：每月底根据考勤卡做好考勤表，每月1日将上月的考勤表发到公司总部。

6、值班：月底安排下一个月的业务员值班情况，做到公平。

7、培训：系统使用的简单培训、网络房源发布及更新的培训

六、 保密工作

秘书为单店的核心管理，需要有高度的责任意识、严明的组织纪律要求、高度的职业精神，保证做到公司房源信息不对任何非公司制度许可的第三人透露，对损害到第三方利益的行为要做到公平公证。

七、 行政工作

1、安排值班人员店内整洁，督促每位店员在离开位置时，摆放好办公桌上电话、书架、各类文件、椅子等相关物品；督促每位店员的仪容仪表，未经许可不穿制服着，每次罚款10元。〔详见《店务管理制度手册》〕

2、来人来电要热情接待，使用规范礼貌用语 ，给予及时帮助；对于投诉等问题及时反映给经理或上报总部，并做好跟进工作，确保每件事都落到实处；

3、生活用品、办公用品的购买，并做好现金日记账；

4、制式物品、文件管理及登记造册；

5、低值易耗品、固定资产的维护保养，数码相机的保管；

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6、文件收发：所有函件须确认其基本信息方可签收，不能随意签收有疑义文件，所签收文件需在签收后60分钟内通知当事人，如本人不在店内，需电话通知。因秘书保管不当丢失或延误通知而导致损失的，由秘书承担责任，并按最低人民币50元的标准处罚。

7、橱窗广告、店内板报的布置及更新；注：橱窗广告须30天更新一次，房源催促经理按时提供。

8、订水、制作名片及横幅；

9、报纸广告房源的征集、录入及按时上传；

10、外出登记：严格监督所有人员按公司制度填写外出登记表，经理级经纪人一次未填，罚款10元；

11、沟通、跟进、反馈工作：对于店内出现的管理问题。及时和总部反映；另须做好事件处理、转办、跟进、催办、回复、报告等沟通工作；

12、协助经理做好其他工作及总部临时交办的工作；

13、与总部运营中心配合做好各项统计报表，做好各项数据收集；

八、监督工作

1、盖章类文件监督

■ 对于店长及经纪人领取制式文件，必须做好领用登记及回收，对于不能提供文件并无正当理由的，对店长或经纪人按制度罚款；

2、信息安全监督

■ 经理或经纪人向外公司人员透露房源或客源信息的行为

■ 带领其他公司人员来本公司查看易遨系统，抄录信息的行为

■ 经纪人其他损害公司信息安全的行为

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3、考勤及外出登记监督

■ 经理、经纪人外出须填写外出登记及大致回来时间。否则按制度处罚，情节严重者以无故旷工处罚；

■ 每日必须本人自行打卡考勤，不能代打，或干脆不打，否则按未上岗考勤制度处罚；外出公干，必须电话通知经理或秘书，返回后必须及时找经理签名确认；

■ 店长不得在没有查明经纪人外出事项情况下随意签考勤卡，否则追究店长责任；

■ 秘书因工作原因离开工作岗位30分钟以上，必须第一时间报备门店高级经理及上级秘书主管（以邮件方式），否则给予10元∕次处罚；

■ 秘书因非工作原因离开工作岗位，必须第一时间经过门店高级经理及上级秘书主管同意（以邮件或电话形式确认），否则给予20元∕次处罚，情节严重者以无故旷工处罚。

4、其他问题监督

■ 接待客户、接听电话不规范的行为；

■ 经纪人上网聊天，上不良网站的行为；

■ 经理、经纪人私自或以朋友名义担保把钥匙借给外公司，而不按规定手续办理；

■ 店长包庇某一员工，造成其他员工不满情绪或者做出过激行为；

九、备注

1、秘书发现以上违规行为必须及时上报总部，每月必须就单店问题作2点阐述，可以电话或以文字形式上报。

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2、总部运营中心每月对秘书工作职责经行考评，对于没有负起秘书职责，无视单店违规行为的，按制度罚款，情节严重者予以开除。（详见秘书考核表）

3、秘书需妥善保管所有制式文件，在三个月内未有任何管理制式文件工作上的失误，公司将给予秘书相应的奖励。秘书保管好所有15本制式文件，如损坏、遗失，按100元∕本处罚。

第二章 秘书工作安排

一、秘书每日必做

日事日毕 日事日清

秘书对于以下事宜未尽到秘书职责的，各有相应罚则：

1、各网站广告房源的每天上传、更新，每天上报上传量；协助经纪人在个

人使用网站上注册账号；

网络广告公司账号首次上传须录满后，每天至少更新20条新房源，必须保证每天上传与刷新，至少做到早晚各一次；建议时间段在上午9：00——10：00；下班前发布一次；总部将不定期抽查监督；

2、确保公司电脑正常运行；监督经纪人使用网络的情况，对于违规上网、操作电脑，按规定每次20处罚；

对于店内电脑出现的软件及硬件进行及时修复，因经纪人造成的损坏由经纪人负责赔偿修复，协助联系网管维修，确保店内电脑正常运行；

确保单店网络通畅；

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每天至少两次查阅公司网站及系统通知（消息）并下载、传达；如有重要通知或重要政策出台。务必做到通知到每个人；建议时间为上午及下午班前各一次；罚则：领用、登记不规范、罚款50元∕次；

4、严格做好钥匙的外借登记，内部与外部借钥表格分开；每天早、晚须检查钥匙是否齐全，与值班人员或经理做好交接工作，否则按规定处罚。

5、收据原件及使用状况、意向金专用卡的明细单每周与财务部经行核对，收据的领用、保管、使用登记造册，对于丢失数据的，按照相关规定处罚；

6、做好现金日记账（现金概念包括：备用金、处罚金、活动基金）；

7、秘书每日将意向金使用情况以电子档的方式发到财务部相关人员邮箱；

8、成交记录单及时传真、及时做好系统中的合同佣金实收实付记录；

9、每日秘书日报与当日20：00前发送至秘书主管邮箱，内容包括但不限于自身工作情况、店内业务状况（签约业务、转定业绩、收取意向金、佣金、签订独家委托等）、销售经理工作情况等内容，如发生超时发送或者未发送情形，一次给予10元处罚；

10、做好系统中的交易合同及收佣记录。

11、应聘、入职、离职、调动、晋级；填写相应申请表，让经理签字后上报公司人事部报批；

12、考勤：做好迟到、早退、请假等记录；

13、关注培训通告，及时与培训部联系

14、维护店内整洁及督促店内所有人员保持整洁；要求监督店内所有人员需按公司要求着装；

15、生活、办公用品管理、发放；

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16、外出登记簿管理：严格监督所有人员按公司制度填写外出登记表；

17、表格及相关文件及时整理或存档或备份，做到随时发生，随时归类整理；

18、其他当日处理的事情，须及时处理，比如领用物品 …… 此处隐藏：2293字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……