员工基本职业素质培训1科学的工作方法

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员工基本职业素质培训——系列之一

科学的工作方法集团内训课程系列教材

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第1章

使你的工作系统化在旁观者看来，不整 洁的工作场所除了反映出 工作者头脑混乱以外，不 再代表其他。

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1.1 你的工作需要系统化办公室的5S运动：5S起源于日本，就是整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、 清扫(SEISO)、清洁(SETKETSU)、素养(SHITSUKE) 五个项目，因日语的罗马拼音均以“S”开头，简称为5S。 5S运动提出的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干 净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境。5S的倡导者相 信，保持工作环境的干净整洁，物品摆放有条不紊，一目了然， 能最大程度地提高工作效率。 如果你的办公室、办公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。集团内训课程系列教材 3

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1.2 开始系统化你的工作■ 系统化你的工具(1)基本工具。 (3)传真机。 (2)复印机。 (4)电脑。

提醒： 在我们试着改变工作的过程中，常常会陷入这样的困境： 试着解决复杂的问题而忽略了基本的问题。而基本的问题却是 任何一位工作者每天都要处理的，包括他的办公桌、椅子、电 脑、订书机、文件夹、档案夹、电脑磁盘、还有更多的其他东 西。集团内训课程系列教材 4

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1.2 开始系统化你的工作■ 系统化你的文件(1)工作档。 什么是工作档？

工作档是用来整理目前进行的专案和固定的工作。 工作档有什么？ A.立即可用的资料。 C.固定职务。 B.“待议”的项目。 D.目前的专案 E.问题档

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1.2 开始系统化你的工作教你一招：(1)要将文书工作处理得更好，就要根据使用的频率来整 理你的文件。你最常用的东西应该在你的手边，随手 可取。 (2)将所有不用的文件移走，不要让它们占据你的工作档。 (3)确定你为每一专案和活动都建立了档案。把每一个档案 清楚地贴上标签。 (4)建立问题档，一部分编号01—12,代表每年的每一个 月；另一部分编号01—31号，代表一个月的每一天。

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1.2 开始系统化你的工作■ 系统化你的文件(2)资料档。 列出你的资料档项目清单。 建立资料档时需要考虑的两件事： A.怎样的资料才有保存价值？ B.

你的资料档方便查阅吗？ 帮助你将自己资料档结构化的做法：A.列出你工作的主要内容，例如：合约、产品开发、预算等。这些可 以成为你资料档的类别。 B.档案夹应根据所确定的类别，做清楚且适当的标示。 C.查现存的档案，然后去掉没用的档案。 D.一个抽屉存放一个或多个类别。 E.将档案按字母顺序排列。 F.用大而清楚的字标示档案抽屉和档案夹，以方便查阅并方便归档。 集团内训课程系列教材 7

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1.2 开始系统化你的工作让你的档案更加有效的小秘诀：(1)使用大写、清楚的字母标示档案。 (2)使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。 (3)将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同 颜色标示。

(4)为大型的资料建立索引。

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本章小结开始系统化你的工作： (1)系统化你的工具； (2)系统化你的文件； (3)建立你的工作档。

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第2章

学会用PDCA循环法P D C A

它是一种很科学的管理 程序，同时也是一种很科

学的工作程序。集团内训课程系列教材 10

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2.1 认识PDCA循环法 什么是PDCA?这是四个英文字母，分别代表计划(Plan)、执行 (Do )、检查(Check)、修正再执行( Action)。 计划(Plan)

P执行(Do)

修正 再执行(Action)

A

循环

D

检查(Check)

C集团内训课程系列教材 11

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2.2 PCDA循环法四大要素修正再执行(Action) 检查(Check) 执行(Do) 计划(Plan)

在工作程序Plan

Do

Check

Action过程中：

Plan即拟订计划，制订计划目标，制订计划做法；

Do即执行实施，并加以控制； Check即确认或评估执行状况与目标之差距；

Action即执行结果与目标值之差距探讨，并修正采取措施。集团内训课程系列教材 12

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PDCA循环工作步骤表阶段 计划阶段(P) 步骤

①设定目标 ②搜索与目标相关的信息 ③找出最佳方案 ④制订计划工作表 执行阶段(D) ⑤按计划工作表执行工作 检查阶段(C) ⑥检查执行情况 修正再执行阶段 ⑦对检查结果做出修正 (A) ⑧修正后再执行集团内训课程系列教材 13

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PDCA循环工作步骤图设定 目标 修正后再执行 搜索 信息

拟定方案对检查结果 做出修正

A C

P

D

制作计划工作表

检查执行情况

按计划工作表 执行工作

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实例实战 矿泉水产品市场研究调查实施步骤 Plan: 本阶段你要明确六个问题。这六个问题简称为5W1H。(1)为何制定此计划？ (Why?) (2)计划的目标是什么？ ( What?) (3)何处执行此计划？ (Where?) (4)何时执行此计划？ (When?) (5)何人执行此计划？ (Who?) (6)如何执行此计划？(How?)

Do:计划做好之后，着手将项目一步一步向前推进。 Check:在进行市场调研过程中，一定要记得检查，看项目的推 进是否按原先的计划进行？当中有无纰漏和出现偏差？ Action:针对你的检查结果确定你的行动。 如果在市场调研过程中，发现已经偏离原先的计划了，或者发现 原先的计划考虑不够周全，那你就要及时弥补、调整，以确保任 务的圆满完成。如果当中并无纰漏或出现偏差，当然是皆大欢喜， 那你可以继续一如既往地进行。集团内训课程系列教材 15

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