职场关键能力-时间管理

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重在时间管理

【摘要】：在职场中，每个人都在进行自我管理，而每个人进行自我管理能力的

差距往往就决定了在职业生涯中的成就。而时间管理在职场中是一项必不可少的

管理,职场生涯中的时间管理可以从长期目标的设定,阶段性目标的分解,近期工

作计划和任务清单的罗列,近期工作任务轻重缓急的划分,杂事的归集处理,每日

工作清单的罗列,每日工作清单的执行,定期检视几个步骤来管理。

【关键字】：时间管理 目标 任务清单

一、时间管理的含义

时间管理就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。时间管理

学者杰克 弗纳对时间的定义是：有效地应用时间这种资源，以便我们有效地达

成个人的重要目标。

时间管理并不是要把你所有事情做完，而是更有效地运用时间。时间管理目

的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不

应该做；时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性，时间管理最重要的功能是

透过事先的规划，作为一种提醒与指引。

二、时间管理的必要性 时间是人生最宝贵的财富。这是一个讲求速度的世界，要用最短的时间完成很多事情。

要很好地完成工作就必须善于利用自己的工作时间。工作是无限的，时间确实有限的。时间是最宝贵的财富。没有时间，计划再好，目标再高，能力再强，也是空的。时间是如此宝贵，但它又是最有伸缩性的，它可以一瞬即逝，也可以发挥最大的效力，时间就是潜在的资本。充分合理的利用美国可利用的时间，压缩时间的流程，使时间价值最大化。一个人、一个团队能否在事业生涯中取得成功，秘诀就在于搞好时间管理。所以在国外，很早就出现了时间管理学，管好自己就是最高的管理。美国著名的管理大师杜拉克说过：“不能管理时间，便什么也不能管理。”

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三、时间管理矩阵

时间管理矩阵帮你识别出我们是否把时间花在有效的活动上了。它包括紧急

的事，像电话铃，以及为我们的目标做计划有关之类重要的事情一样给我们压力。

我们的活动总是紧急和（或）重要的组合。我们用四种方法中的一种来用去时间，这四种方法突出在下面的时间管理矩阵中：

时间管理矩阵

第1象限

危机，有压力的问题，即将到期导致：压力，精力憔悴，危机管理和急救

第2象限

预防、练习、处理人系关系、识别新的机会、计划、真正的娱乐造成：远见、预

测、平衡、纪律、控制、减少在第1象限的时间

第3象限

打扰，某些电话、邮件、报告、会议、结尾、有压力的小事、流行的事

导致：短时间的集中注意力、危机管理、劳累、失控、阴影及破坏关系

第4象限

琐事、繁忙的工作、一些邮件、一些人的电话、浪费时间、有趣的活动、逃脱性

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的活动导致：完全不负责、失去工作、完全依靠别人、逃离第1和第2象限。 第1象限中的活动，又紧急又重要，并且我们都会经常性的遇见它。第3象限

中的活动是紧急（压迫性的），但像阅读信箱里的垃圾邮件一样的不重要。第4

象限中的活动是一些琐事，例如无目的的上网浏览。人们花大多数的时间在第3

和第4象限，就会过着不负责任的生活。

为过一个有效、充实的生活，你必须努力在第2象限中工作，它是不紧急但

重要的工作。为预防危机做每周计划就是第二象限的例子。如果你花时间在第2

象限，他会发现你遇见的危机会减少，他会帮助你取得成功。

养成习惯经常问自己，你正在哪个象限中工作。如果你发现自己在第3象限，

你需要学会对不重要的事情说“不”，如果你发现自己在第4象限，你需要努力离

开一些东西了。你能发现自己在第3和4象限，是因为你不清楚你在生活中真

正想要什么，以及什么是重要的。如果是这样，你应当考虑定义你的使命以及目

标设定。

四、时间管理的原则

1、要事第一原则

倘若我们总先忙琐事，那么很难成就大事。而如果我们能做到要事第一，那

么处理起琐事来也会游刃有余。

事务依重要性与紧急性可分为四类：

我们每个人对这四类事务都会有自己的判断。但不管怎样，我们在现实中却常常

落入这样的俗套：首先处理那些紧急的事务，即首先关注细沙；等有了时间才想

到那些石头，即重要的事务。重要性与目标有关，凡有价值，有利于实现目标的

就是要事，而紧急之事往往对别人而非对自己重要。紧急且重要的事务：一定要

减少当我们过多地或被迫处理紧急之事时，那些重要而非紧急的事务迟早会变得

紧迫，使我们陷入“救火队员”的模式之中，似乎永无宁日，也体会不到游刃有

余的境界。

显而易见，要想减少这类事务的比例，平时你必须首先关注重要但不紧急的事务。

2、帕累托原则（二八法则）

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根据这一原则，人们应当对要做的事情分清轻重缓急，进行如下的排序：

A、重要且紧急—必须立刻做。

B、紧急但不重要—优先考虑重要的事情后，再来考虑这类事。

C、重要但不紧急—只要是没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。

D、既不紧急也不重要—有时间在做。

3、4D原则

Do it now(立即做)

Delegate it（授权）

Do it later（稍后再办）

Don’t do it（丢掉不管）

4、自控法则

对于能自我掌控的事物，不用花过多的时间和精力去掌控它；对于无法掌控的事物，不比为其多费心思；对于能够而且应该掌控的事务，用心去掌握。

五、时间管理的方法 设立明确的目标 成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标;你必须把今年度4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。

学会列清单 把自己要做的每一件事情都写下来，这样做首先能让你随时都明确自己手头上的任务。不要轻信自己可以用脑子把每件事情都记住，而当你看到自己长长的list时，也会产生紧迫感。

做好时间日志 你花了多少时间在做哪些事情，把它详细地记录下来，早上出门(包括洗漱、换衣、早餐等)花了多少时间，搭车花了多少时间，出去拜访客户花了多少时间 把每天花的时间一一记录下来，你会清晰地发现浪费了哪些时间。这和记账是一个道理。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。

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严格规定完成期限 帕金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《帕金森法则》(Parkinsons Law)中，写下这段话:“你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。

安排“不被干扰”时间 每天至少要有半小时到一小时的“不被干扰”时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，把自己关在自己的空间里面思考或者工作，这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时侯这一小时比你3天工作的效 …… 此处隐藏：1348字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……