用Doit.im实施GTD的五个阶段

详细阐述了利用Doit.im实施GTD的五个阶段

用Doit.im实施GTD的五个阶段（一）收集 您可以在顶部看到新增任务按钮

概述

作为效率管理软件，Doit.im从最初就是根据David Allen的Getting Things Done（中文版翻译成《搞定：无压工作的艺术》）一书的理念进行设计的。因此在这里简单阐述一下GTD的五个阶段，有助大家更好地理解GTD和使用Doit.im.

David Allen的GTD是基于他20多年的经验积累总结出来的一套成熟理论，目前全球有数千万人在学习运用该理论管理个人事务。

GTD这套方法基于两个目标：

1) 将所有要做的事情驱出大脑，放入到一个合乎逻辑的、可信赖的系统中；

2) 敦促自己对所有的这些“输入信息”作出预先的判断分析和安排，以确保随时都有规划好的各项“下一步行动”，任何时候都可以去执行或调整。

所以，它远不止是一个To do list，它教会大家将不可执行的项目变成可执行的行动，指导大家按照自己的人生方向和价值观不断前进。这正是Doit.im希望做到的。

GTD将对工作流程的横向管理（即对工作流程中所有事务进行管理）分成五个阶段，并强调将5个步骤分开来做，会取得更好的效果。因此，我们也来分步讲述Doit.im是如何根据GTD的5个阶段进行运作的。

Doit.im如何实施GTD五步骤

1. 收集“材料（Stuff）”

GTD理论

“材料”是指未经加工细分的任何点子或事宜。但凡吸引大脑注意力的东西，全部收集起来。收集是GTD从头到尾始终在强调的重要步骤，是整个GTD的起始步骤，也是贯穿始终的步骤。

收集“材料”的原则是：

详细阐述了利用Doit.im实施GTD的五个阶段

收集信息时只收集，不做任何处理，哪怕是简单的处理；

百分之百捕获“未尽事宜”，把所有你觉得“需要做”或“应该做”的事务从你的大脑中挖掘出来，放到可靠的收集设备中；

尽量减少收集设备的数量；

必须定期清空收集设备（这条体现在下一个步骤中）；

用Doit.im来实现（用Web版本来举例）

Doit.im系统中，左侧顶部第一个箱子便是“收集箱（Inbox）“

在收集箱中，有一个快速添加的输入框（事实上，几乎每个箱子中都有一个这样的快速输入框，不过我们建议大家将收集的过程定位在“收集箱”中）。

收集的目的在于将脑袋中所有想到的事务清空，所以不被打断地收集是最佳的收集方式。使用这个快速添加输入框，你可以通过连续输入并回车这样的方式不断地收集脑袋中承载的待办任务。

您可以在顶部看到新增任务按钮，这个按钮通常是在收集单个的、事件性的任务时使用。为尽量将5个步骤分开处理，我们鼓励大家使用快速添加框，但若是你脑袋中所有的待办任务都已经放到系统中，而此时被通知下周一下午2点有一个会议要开（而且是不需要做准备直接去开就行的那种），那么，你就点击这个新增任务按钮，选择具体时间（下周一下午2点）和情境（办公室），或同时填写备注等其他信息，保存即可。

之所以不鼓励用新增任务按钮来收集待办任务，是因为这样做会打断收集的过程，因为任务细节框展现在你面前时，你就有欲望先去填写。但若这样做，一方面，收集来的是“材料”，绝大部分并不是“行动（Action）”（即：这些收集来的不是可执行的待办任务），如果草草地加了时间等细节，时间一到，其实根本没法执行。比如，我写了“去丽江旅游”，根本就是不可执行的，还需要接下来一步

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步处理整理后，成为一个个可执行的行动，比如“先去查询机票价格”“然后打电话问好友是否一起去”等；另一方面，由于在想这个事情的处理，导致其他的事情忘记了，或者其他的事情仍萦绕心头，影响了当前这个事情的安排。

所以，只有对于当前脑袋已经是清空状态，而接下来要记录的这个事情确实是可执行的行动，或者必须立即在备注做一些记录的，才用“新增任务”的按钮。 彻底收集

在对材料进行处理之前，确保你彻底完成了所有的收集工作，就是说，你的脑袋中现在已经没有残余的引起你注意的任何事情了。

收集时千万记住：即便你觉得有些事情“不是那么重要”，也一定把它扔进收集箱 。因为即使是那些目前不那么重要的事情，也始终让你觉得“还有什么事情要办”，它们会“控制你，无谓地消耗你大量的精力”，只有你把它们扔出大脑，才真的得以解脱。所以，所有想到的事情，不论大小，不论公私，先全部记录下来。 收集的过程就只做收集

在收集的过程中，请务必专心收集，千万别在收集进行到半中间的时候去处理甚至整理其中一项任务，除非这项任务非得在收集工作完成前解决掉（若果真如此，就赶紧解决），否则请先完成当前的收集工作——反正你接下来就会来处理这个收集箱中的所有任务了。若你在用Doit.im 的快速添加框收集待办事务，而突然发现这事特别紧急，但当下还没法处理，或要告知自己在收集完后必须首先处理它，那就给在输入并回车后给它加个优先级（非常简单，只要你在选中该任务后点三下“p”——每点一下表示优先级上升一级，三下表示“高”优先级）

用Doit.im实施GTD的五个阶段（二）处理

何为“处理”

收集之后需要尽快抽时间清空收集箱。此处的“清空”是指“识别你收集到的每样东西，确定它是什么，意味着什么，它需要你采取什么样的行动。”

“处理”和“组织整理”其实是一个过程的两个相连的阶段。但收集后的“材料”，还不能直接进入整理阶段，因为这时它们还不是具体的可执行的行动，你必须先对它们进行分析和处理，分析处理后产生的下一步行动，才是真正组织整理的对象。 处理前的准备工作

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因为处理和组织整理是相连进行的，所以在处理之前，我们需要作一些准备工作： 确定你使用的软件和硬件运作正常

建立起相关目录——在Doit.im中，即建立起相关的“情境”。为大家操作方便，我们在系统中预设了“在家”、“办公室”、“电话”、“电脑”、“外出”五个情境，你可以根据需要添加新情境或删除这些预设的情境）

这样，你就可以在分析处理之后，直接进行组织整理工作，为相应的行动分配去向。

处理原则

可以开始处理了。但要谨记三条处理的原则：

从上到下：从收集箱的顶部开始，逐条的处理。处理的目的是尽最大可能迅速完成清空收集箱的工作，因而不能逃避对任何一件事的处理，一件完成才处理下一件。

一次一事：只处理一项内容可以迫使你集中全部注意力来作出判断，更容易确定该任务的具体行动。（GTD的作者指出也有极少数的例外，但他不提倡多任务同时处理。）

永远不再放回收集箱：拿到每项待办的任务，都要快速果断地思考它的实质和处理方法，永远不要把它又扔回收集箱。

处理的过程

处理过程的关键问题是：下一步行动是什么？

处理的过程就是要确定：为了达到完成这个任务的目的，要采取哪些具体可执行的行动。

处理的过程及在Doit.im中的操作：

1> 根据要处理的这项事务是什么，判断是不是需要着手采取行动。

2> 若不需要着手采取行动，则：

若是无用的垃圾 -> 在Doit.im中：点删除按钮，直接扔到“垃圾箱”；

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若是目前没有采取行动的必要，但以后可能要处理 …… 此处隐藏：11437字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……