会议现场接待计划

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第一节 会议现场注册 第一印象与人的心情。第一印象是对不熟悉的社 会知觉对象第一次接触后形成的印象。从第一印 象所获得的主要是关于对方的表情、姿态、仪表、 服饰、语言、眼神等方面的印象。它虽然零碎、 肤浅，却非常重要。研究表明，初次见面的最初4 分钟，是印象形成的关键期。 场地： 开阔、明亮、美观、快捷、周到、室内温度适宜

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①你的仪表——干净。美国有学者发现，职业形象 较好的人，其工作的起始薪金比不大注意形象的 人要高出8%—20%。 ②你的态度——自信。自信是人们对自己才干、能 力、知识素质、性格修养，以及健康状况、相貌 等的一种自我认同和自我肯定。心理学家指出， 一个人要是走路时步履坚定，与人交谈时谈吐得 体，说话时双目有神，目光正视对方，善用运用 眼神交流，就会给人自信、可靠、积极向上的感 觉。 ③你的开场白。——微笑。

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注册快捷服务要求： 1、注册材料齐全 2、让代表了解注册程序(注册前工作) 3、注册台位置安排流畅 4、注册台以及工作人员分工明确

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一、注册台的要求 (一)地点选择。 会议大厦或宾馆的大堂。 足够的空间(拥挤所导致的心理问题) 注册台已经公布就不要更改(一致性问题) (二)注册台标志 会徽、会议名称缩写、举办时间、指示牌 等一些具有独特标示的内容。

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(三)注册台的搭建 由标准展板搭建，分为两个区域 前区：可以分为不同职能的几个台：预先 注册台、现场注册台、旅游台、补交款等。 每个台的眉板上著名本台的职能 后区：工作间；堆放资料和文件的库房

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二、注册分工 (一)预先注册(Pre-registration) 专门为那些在会前已经支付注册费的与会 者服务台。由于大部分人与会者都会在会 前注册，所以报到注册人数比较多。这个 台要长，服务人员要多。有的按字母区域 来分几个台或区。 根据估计注册人数安排工作人员。 主要工作就是核对确认信、发送资料袋等。

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(二)现场注册(On-site registration) 会前没有注册或未缴注册费的与会者，到 现场注册台注册和缴纳费用。 需要3,4位经验丰富的工作人员，最好有 专业的财务人员。和外语人员 国内外的注册表要分开。 应急事项：托收汇票没有达到银行；信用 卡拒付；没有支付银行代办费形成差额。

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(三)旅游和票证服务 (tour and ticket service) 安排处理补办或退还旅游、宴会、招待会 等票务。 耐心和热情的工作人员和财务人员。 旅游台需要不断确认参加旅游的与

会者的 房间号码、旅游线路、所在的旅游团等等。

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(四)领取会议文件(documents pick-up)論文集、日程、參會須知以及禮品等。 凴票發放：相同的 不同的(需要簽名) 由於人數太多，資料巨大，所以需要安排 較多人員裝包。

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(五)会议专业学术服务(scientific information)

注意的問題(專業特殊的咨詢台): 專業活動的咨詢 預先安排的報告時間要求改動 提出特殊的設備 專業的學術問題，不但需要英語水平很高的，懂得 本專業學術的工作人員，還需要學術委員會和學術 組來協同解決。 咨詢最多的是：分會場的位置和地點以及特殊的設 備需求。

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(六)會議管理組 总体管理，直接关系到会议工作的顺利运行。 数据库管理(完整和準確性)有效把這些數據及時準確傳 遞到會議各機構。 工作进程和现场管理 1、 负责制定项目总体目标和阶段性目标和进度计划。目标 一经确定，合理的分解并分配给工作人员。 2、 负责制定完善、科学的工作制度和工作流程，保障目标 的实施。 3、 负责组织、协调、调动工作人员快速、高效的完成工作 任务。 4、 负责及时发现问题、解决问题。

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三、现场注册时间 1、会前注册时间？提前1-2天 2、每天什么时段注册？会议前的半小时 3、注册是否间断(午休)? 4、注册结束时间？与闭幕式同时甚至稍晚

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四、注册数据的处理 数据是会议活动的依据，这些是行动的指 南之一，必须为各职能机构所掌握。 1、会议的程序。由于注册的随意性，决定 了会议程序的变动性。会议程序委员会根 据迟到注册人员的重要性而调整。 2、会议会务。代表的现场注册的数据要及 时提供给会务组。人数多少直接与招待会、 宴会直接相关。