文件和记录管理程序

文件和记录管理程序有限公司

编号：SFS-2-4.2-01 日期：2011-01-05 页码： 1 of 6 版本：G01

制定日期 制定部门

2011.01.05 品质部

实施日期 受控状态

2011.01.05

文件修订履历修订日期2004.03.08

修改单号 新制订发行

修改人 -

批准人 -

修订状态 -

备注

批准： 批准：

审核: 审核:

制订： 制订：

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1.0 目的 对与公司质量管理体系和环境管理体系有关的文件和记录进行控制，确保各有关场所使用的文 件为有效版本。 2.0 范围 适用于公司所有与品质和环境有关的文件和记录管理。 3.0 职责 3.1 公司总经理负责质量手册和环境手册发布实施及修改的批准。 3.2 公司总经理或管理者代表负责程序文件发布实施及修改的批准。 3.3 各部门部长负责程序文件以下文件的发布实施及修改的批准。 3.4 品质部负责质量体系文件和环境体系文件的管理。 4.0 操作程序 4.1 文件的分类 4.1.1 质量和环境体系文件 质量手册、环境手册、程序文件、管理基准、质量记录和环境记录。 4.1.2 外来文件 外来文件：指企业收集的质量和环境管理体系运行中得到应用的国际标准、国家标准、行 业标准、法律法规和客户提供标准和图纸等。 4.1.3 技术文件 作业指导书、产品标准、检验文件、工艺文件等 4.1.4 二、三、四级文件构成一览表 二、三、四级文件构成一览表，具体参照《二、三、四级文件清单》 4.2 文件的拟稿和审批 4.2.1 质量和环境手册由品质部组织拟定，公司管理者代表审核，公司总经理批准发布。 4.2.2 程序文件由相关部门拟定，各职能部门讨论修改，由部门负责人审核，管理者代表或总 经理签字批准后实施。 4.2.3 三级文件由各部门负责拟稿，部门课长签字审核，部门部长签字批准，具体参照《三级文 件作成手顺书》 。 4.2.4 四级表单作成请参照《四级表单作成·修改·保管手顺书》 。 4.3 文件的编号、登记、标识 4.3.1 编号 文控对所发受控文件进行管理编号，编号按照《文件编号基准》执行。

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4.3.2 登记 a) 文控编制各层文件的《文件清单》及《表单及记录清单》 ,文件修改时应及 时更新，并发行到相关部门。 b) 各部门的文件发行，由文控根据发行范围给予受控发行。 c) 文件的发行需填写《文件发行/回收记录》 。 4.3.3 标识 文件分为“受控”和“非受控”两类。 a) “受控”文件的标识 “受控”文件的标识方式如下： ——质量手册、程序文件、技术文件和其他三、四级文件作成时，由文

控负责加盖蓝色“受 控”字样印章进行管控。如需发行到各个部门时由文控负责加盖蓝色“发行”字样印章。 ——外来文件如须发行应受控后进行发行。 b) “非受控”文件的标识 “非受控”文件的标识由文控加盖“非受控”予以标识。 c) 文件名称标识 二级文件名称为“程序” 。三级文件名称为“基准”或者“手顺书” ,仅限此两种用法。另外 四级文件，根据目的不同，表示形式为“记录表”“条件表”“〇〇表”“〇〇单”等。 、 、 、 4.4 文件的发行和签收 4.4.1 新规及新版文件发行时，由文控填写《文件发行/回收记录》 ,接收部门进行签收。各种 文件的发行范围由发行部门根据需要确定。 4.5 文件的回收和处理 4.5.1 失效或作废文件由文控按原发行部门收回，回收的作废文件，并加盖“作废”印章，一 般作废文件保留 1 年。 4.5.2 持有受控文件的人员，因工作调动或其他原因离开原工作岗位，文控应收回该人员持有 的受控文件。 4.6 文件的修改 4.6.1 修改权限 一、二级文件修改时，应填写《文件更改申请表》 ,由原审批部门审批后由文件管理人员进 行修改，修改完成后由发行部门负责更换最新版本文件，同时收回作废文件。三、四级文件 修改时，需口头通知文控进行修改，并由文控及时发行最新版本到相关部门。 4.6.2 修改方式

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a)

一、二级文件由文控以换页、换版的形式进行修改，并负责更换。

——换页：当一页中出现更改内容时，应换页。换页由文管人员进行，换页无须填写文 件收发记录，但须在文件的修订履历表中填写修改履历。 ——换版：文件经过原则性、大幅度修改或质量管理体系结构、经营方针及策略发生变 化后或文件经多次修改(修改超过 9 次) ,应换版。换版由文管人员进行，换版须 填写文件收发记录。 b) c) 三级文件，同一、二级文件一样采取换页、换版形式进行修改。 受控文件不准手改或涂改。

4.7 文件和记录的使用和保护 4.7.1 当文件破损严重影响使用时，可到文控处办理更换手续，交回破损文件，换取新文件。 新文件仍沿用原发行号码，破损文件由文控销毁。 4.7.2 当文件使用人所持文件丢失时，须在《文件发行/回收记录》中备注并追加发行，补发 文件需盖受控章。 4.7.3 记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如某种原因不能填写 的项目，应将该项用单杠划去；各种生产相关的记录表和点检表必须要有部门负责人 签字确认，且负责人签名不允许空白。 4.7.4 如因笔误或计算错误要修

改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的 数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。 4.7.5 表格的填写方法具体参照《表单填写基准》进行执行。 4.7.6 对电子媒体的文件(如公司内部局域网共享的文件)需要做好使用与修改的权限，必须 做好必要的备份等保护措施。 4.8 文件和记录的借阅 4.8.1 文件和记录借阅需经文控主管批准，方可借阅。 4.8.2 对外提供质量记录资料， 一般需经总经理同意后方能借阅或提供。 (顾客查阅所购产品 最终检验记录，主管部门负责人同意即可。 ) 4.9 控制章的管理 4.9.1 控制章由文控负责保管并使用。 4.10 外来文件控制 a)外来文件由接受使用部门主管进行审核，原则上外来文件由该文件的使用部门进控制， 但是原稿需在文控保存，当接受到客户的工程规范和工程更改的文件时，文控填写《客 户文件检讨通知单暨差异分析表》基本信息联通顾客文件复印件，交给相关的单位进

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行检讨， (责任单位的判定，参考质量手册中权责表要求) ,检讨单位接到通知后应在 一个工作周内对顾客文件之要求进行差异分析，填写《客户文件检讨通知单暨差异分 析表》对应栏为，针对有差异的项目，应采取相应的措施，文件检讨完成，应得到检 讨部门部门长核准，文控应针对表中的事项进行跟踪验证，确保各项措施都有得到及 时完成，各部门与生产现场不得直接使用客户资料，b) 外来文件由文控建立《外来文件清单》 ,如需发行依照 4.4 条款执行。

4.11 文件和质量记录的保存和销毁 4.11.1 保存 a)应适当将文件分类，应于资料、样板、档案夹上标示清楚，以便取阅于保存。 b)各部门必须把所有质量记录分类， 依日期及先后顺序整理好,存放于通风干燥的地方, 所有文件保持清洁，字迹清晰，整洁，完整，贮存的文件应做好防火，防潮，防蛀 等防护措施。各部门按规定的期限保存记录。 c)一般质量记录保存三年。 但是和汽车有关的基准，手顺书及记录等需保存 15 年。 其中，重要保安零件 …… 此处隐藏：2424字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……