《归档文件整理规则》介绍

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《归档文件整理规则》讲稿 归档文件整理规则》刘湘娟 (liuxiangjuang7751@http://doc.guandang.net)

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相关定义一、归档：办理完毕的文件经系统整理交档案室 归档： 保存的过程。 保存的过程。 归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、 二、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、 办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件。 办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件。 三、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行 归档文件整理： 装订、分类、排列、编号、编目、装盒， 装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的 过程。 过程。 归档文件的整理单位， 四、件：归档文件的整理单位，一般以每份文件 为一件。 为一件。 为一件”是指文件实体上装订在一起， 五、“为一件”是指文件实体上装订在一起，编 目时只体现为一条条目。主要有文件正本与定稿、 目时只体现为一条条目。主要有文件正本与定稿、正文 与附件、正文与文件处理单、原件与复制件、 与附件、正文与文件处理单、原件与复制件、转发文与 被转发文、来文与复文、翻译本与正本，以及报表、 被转发文、来文与复文、翻译本与正本，以及报表、名 图册等。 册、图册等。

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归档文件的整理单位与装订 一、整理单位《归档文件整理规则》最根本的特点，就是以“件”或“为 归档文件整理规则》最根本的特点，就是以“ 一件”为整理单位，进行文件级的整理。 一件”为整理单位，进行文件级的整理。 二、归档文件的装订 1.装订前的文件排序：正本在前，定稿在后；正文在前， 装订前的文件排序 装订前的文件排序：正本在前，定稿在后；正文在前， 附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前， 附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发 文在后；复文在前，来文在后(请示与批复、报告与批示、 文在后；复文在前，来文在后(请示与批复、报告与批示、 函与复函等);汉文文本在前，少数民族文字文本在后； );汉文文本在前 函与复函等);汉文文本在前，少数民族文字文本在后； 中文文本在前，外文文本在后。 中文文本在前，外文文本在后。 2.装订的对齐方式：左上角装订，则左、上侧对齐；左侧 装订的对齐方式 装订的对齐方式：左上角装订，则左、上侧对齐； 装订，则左、下侧对齐。归档文件一般不要求切边和贴边。 装订，则左、下侧对齐。归档文件一般不要求切边和贴边。 3.装订形式与装订材料：凡需要向各级各类档案馆移交的 装订形式与装订材料： 装订形式与装订材料 档案，对原文件必须拆除金属物，可采用

线装、封套装、 档案，对原文件必须拆除金属物，可采用线装、封套装、 不锈钢夹、粘贴等形式。 不锈钢夹、粘贴等形式。

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归档文件的分类归档文件同意采用档案实体分类法中的 保管期限—年度—机构 保管期限—年度分类法 统一全宗应保持分类方法的稳定、统一 凡单位内设机构比较健全稳定的，职能分工明确的， 可按保管期限—年度—机构分类法 凡单位内设机构简单或不便按机构分类的，或者年度 形成归档文件数量少的，可采用保管期限—年度分类 法

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归档文件的排列一、事由原则 事由原则要求同一事由的相关文件应当排列在一 事由”可以是一件具体的事、一个具体的问题、 起。“事由”可以是一件具体的事、一个具体的问题、 一段较紧密的工作过程。 事由”的具体划分尺度， 一段较紧密的工作过程。“事由”的具体划分尺度， 由整理者根据办理时间的长短、 由整理者根据办理时间的长短、形成文件的数量以及 文书处理程序的不同等，自行掌握。 文书处理程序的不同等，自行掌握。 二、排列方法 总原则：在分类方案的最低一级类目内， 总原则：在分类方案的最低一级类目内，按事由 结合时间、重要程度等排列。会议文件、 结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等 成套性文件可集中排列。 成套性文件可集中排列。 同一事由内归档文件的排列，按时间、 同一事由内归档文件的排列，按时间、重要程度 进行。 归档文件的排列，按事由先后、 进行。不同事由间 归档文件的排列，按事由先后、重 要程度、事由共同属性进行。 要程度、事由共同属性进行。

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归档文件的编号1.必备项：全宗号、年度、保管期限、件 必备项：全宗号、年度、保管期限、 必备项 室编件号、馆编件号)。 号(室编件号、馆编件号)。 2.选择项：机构、问题。 选择项： 选择项 机构、问题。

二、编号位置1.归档章： 归档章： 归档章 2.归档章位置： 归档章位置： 归档章位置 一般在文件首页上端居中空白处。 一般在文件首页上端居中空白处。也可以 在其他空白处，或收文处理单( 在其他空白处，或收文处理单(发文签发 ),或另附纸页加盖归档章 或另附纸页加盖归档章。 单),或另附纸页加盖归档章。(全宗号) 全宗号) (年度) 年度) (室编件号) 室编件号) *机构(问题) (保管期限) (馆编件号) 机构(问题) 保管期限) 馆编件号) 机构

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归档文件的编目1.目录格式： 目录格式： 目录格式件 号 责任者 文号 题 名 日 期 页 数 备 注

2.目录封面格式： 目录封面格式： 目录封面格式 3.各机关可以在 各机关

可以在 一般格式基础上 自行确定具体格 式。 4.目录的著录。 目录的著录。 目录的著录

归档文件目录全 宗 名 称—— 年 度—— 保 管 期 限—— 机构(问题) 机构(问题)——

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归档文件的装盒一、装盒要求1.分年度。 分年度。 2.分保管期限。 分保管期限。 分年度 分保管期限 3.如分类方案中分机构(问题),则分机构(问)。 如分类方案中分机构(问题),则分机构( 如分类方案中分机构 ),则分机构 4.装满。 装满。 5.不强求一盒内同一事由。 不强求一盒内同一事由。 装满 不强求一盒内同一事由

二、档案盒1.档案盒规格：长310毫米、宽220毫米，厚度一般 档案盒规格： 毫米、 毫米， 档案盒规格 毫米 毫米 毫米。 为20、30、40毫米。 、 、 毫米 2.档案盒封面填写单位的全称或规范化简称。 档案盒封面填写单位的全称或规范化简称。 档案盒封面填写单位的全称或规范化简称 3.档案盒脊背填写全宗号、年度、保管期限、机构 档案盒脊背填写全宗号、 档案盒脊背填写全宗号 年度、保管期限、 问题)、 )、室 编起止件号、盒号。 (问题)、室(馆)编起止件号、盒号。 4.备考表填写盒内文件情况说明、整理人、检查人、 备考表填写盒内文件情况说明、 备考表填写盒内文件情况说明 整理人、检查人、 日期。 日期。