档案资料归档学习心得

档案资料归档学习心得

档案资料归档学习心得

研究院综合管理部张萍：为加强企业资料的保护工作，提高各种资料的可查阅性，提高办公效率，让数据、资料查询更科学、更快捷，保护公司在生产、经营、管理、研发等过程中的有保留、收藏价值的资料，企业应着手抓好资料归档，规范档案管理。就我单位的档案管理，个人认为应对资料从科技项目文档、技术资料文档、综合资料文档、电子文档、产品研发资料等五大类进行统一归档。

做好资料归档，档案管理工作，我部门应采用以下六点措施：

一、加强对档案人员的培训。①与公司相关科室经常沟通学习取经；②由公司相关部门牵头，不定期组织企业各下属单位档案管理人员，集中授课学习；③由企业派出有关人员进行参加外部档案管理培训班进行脱产培训，通过学习和实践，提高档案管理人员的业务水平。

二、专人负责，抓全盘管理。做到两明确：明确发文对象、明确收发人员。凡发送的文件资料都指定到个人，由专人负责收发，以保证归档材料一份不缺。

三、充分利用现代信息技术机及计算机网络，规范档案

管理，各类文件资料及时收集，随时整理。资料收集整理是资料整理的重点也是难点，项目、工程、研发过程中应做好相应的记录整理，只要我们做到坚持及时收集，那么我们平均每天也就用10-20分钟的的时间用于资料收集就可以把工作做好。资料收集要尽可能的做到一步到位，比如资料的表格内容，尤其是时间要经过各方面的考虑后方可填写，从而避免资料组卷时的修补，否则会因为一处不细心，导致多处资料修改。

四、科学归类，资料目录管理。建立一个资料目录十分必要，主要包括资料分类等等，台账管理是一项花很少时间创造很大方便的工作，对资料的收集和核查极为重要。资料归档除了保证资料的安全外，最主要的是便于查询。经过本次为期1个多月的资料整理检查过程中，各部门派专人对之前所有的材料进行细致的整理，将以前次序混乱不堪的材料按项目、技术、综合、年度进行科学的归类，以保证资料的秩序性，方便查询，就算档案管理人员临时不在或此项工作移交他人，接手人也可根据档案盒内目录，快捷查找所需资料，达到档案整理最终目的。

五、有序归档。一份资料查阅的方便与否，不仅要求分类科学，而且还应做到存放有序。对于这个问题，各部档案管理兼职员，将所有的资料按大类(种类)、小类(年度及部门)的顺序进行归档，并按档案管理的要求编制索引，做到归档

有序。归档时要细心对待、勤快，整理过程时如果缺少一张表格，就要补充完善，如果前序工作没做好，那么归档组卷将令人相当头疼，并且花费大量时间；当一切前序工作做好了，最后的组卷就很容易了，组卷应该按照页数走，250左右，不能超过300页。先组卷后编页码，确保资料齐全方可编页码，注意试验资料，记得编号不要重复；卷内目录注意卷案题名准确，规范。最后装柜，在柜外写清楚标段名称，盒号，大概内容。

六、存档移交规范。为分清保管责任，各部资料存档人可与资料管理员进行正规移交，在资料存档登记本上详细记载移交资料的名称、年度、单位及数量，并由移交人、接交人分别在资料存档登记本内签字留存。对于资料员已经保管的资料，如借阅需办理借阅手续，资料员负责回收。

总之，要做好资料档案管理工作，在提高管理人员素质的基础上，对其重要性一定要认识到位，思想上要高度重视。通过完善管理责任制，勤于检查督促，一定会取得效果，项目结束后就会留下有价值的资料和档案。