DCC文件管理控制培训PPT

ISO9001:2008、ISO14001:2004、 TS16949:2009

纲要 文控职责 文控范围 文件级别 受控文件类型

文件编制、审批权限 文件编号 文件发行、修订、作废、遗失处理流程 文件分类整理、检索、保存 记录的填写、整理、检索、保存

文控职责对公司/部门文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、 更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场 所使用的文件均为有效版本。

按规章办事； 按文件控制程序处理文件, 并按要求分发文件到每个部门； 控制文件及编号； 确保所有发出的受控文件均有“受控文件”印章，此印章复 印无效； 确保现场所使用的文件均为有效版本，作废文件撤出现场； 对部门文件进行分类整理、检索、保存；

文件控制范围CHECK 检查/审核 APPLICATION 申请/编制 APPROVAL 批准

RETENTION 保留

范围

ISSUANCE 发行

UPDATE

CANCEL 取消 RECALL 回收

更新

文件级别1) 手册(manual---MA)——质量、环境、职业健康 主要功能是将管理层的方针及目标以文件形式告诉 全体员工或顾客 2) 程序文件(procedure---PR)—文件控制程序 是指导员工如何进行及完成手册内容所表达的方针 及目标的文件 3) 支持文件 (work instruction---WI)——SOP,SIP, 岗位要求 详细说明特定作业是如何运作的关系 4) 记录表格(record---RE) 是用于证实产品或服务是如何依照所定要求运作的 文件

受控文件类型 手册

程序文件 操作规程 作业指导书 企业标准 检验标准 APQP FMEA

年度质量目标 目标、指标及管理方案 年度培训计划 岗位职责要求 工程/工艺更改书 外部客户文件 年度内外审资料

表格

年度管理评审

文件编制、审批权限文件类型 手册文件 程序文件 标准类文件 公司 管理类文件 部门 管理类文件 表单 编制、修订、 废止 手册编写小组 手册编写小组 /各部门 职责部门 提出部门 企管部 编号提供 企管部 企管部 审核 管理者代表 管理者代表 技术部 知识产权部 批准 总经理 总经理 总经理 总经理 分管领导 分管领导 总经理 / 备案部门 企管部 企管部 知识产权 部 企管部 企管部 企管部 文件分发、 回收 企管部

企管部 知识产权 部

知识产权部 企管部 企管部

分管领导部门负责人 部门负责人

企管部编制部门 编制部门

编制部门 编制部门

企管部

文件编号原则第一、二级文件编码规则NO. 文件类型 公司代码 文件类型 顺序号 例如/参考

1

方针、目标、 手册文件

TP

MA

001-999

TP-MA-001 质量手册TP-PR-001 TP-EP-014 文件控制程序 化学品管理程序

2

程序文件

TP

PR

001-999

文件编号

原则第三级文件编码规则(公司级)NO. 文件类型 公司代码 文件类别 顺序号 例如/参考

1

企业标准

TP/OC

QB

001-999

OC-QB-001/2009 D101检验标准

2

技术文件

TP/OC

TC

001-999

/

3

管理文件

TP/OC

WI

001-999

/

文件编号原则第三阶文件编码规则(部门级) NO. 文件类型 公司代码 部门代码 文件类别 顺序号 例如/参考

1

技术类文件

TP/OC

QC/HR/MF 等QC/HR/MF 等

QB/TC

001-999

TP/QC-TC-028 水分仪操作规程TP/QC-WI-015 废水管理方案

2

管理类文件

TP/OC

WI

001-999

第四阶文件编码规则 NO. 文件类型 公司代码 部门代码 文件类别 顺序号 例如/参考

1

记录表单

TP/OC

QC/HR/MF 等

RE

001-999

TP/HR-RE-001 年度培训计划 TP/HR-RE-002 培训执行表

文件发行、修订、作废、遗失处理流程流程图 职责权限各部门 DCC 分管领导 分管领导 总经理 DCC 编制部门 各职责部门编制文件 管理类文件向企业办索取编码，技术类文件向知识产权部 索取编码 管理类文件提交分管领导审核，体系类文件提交管代审核， 技术类文件提交技术部/知识产权部审核 管理类文件可由分管领导批准/总经理批准；体系类文件及 技术类文件由总经理批准； 管理类、体系类文到企业办备案；技术类文件到知识产权 部备案；受控文件需盖受控印章后下发； 文件备案后，编制部门将批准后文件下发到相关联部门； 有作废文件的，同时收回作废文件； 1.文件修订由文件中涉及到的关联部门提出，并 填写《文件更改申请通知单》说明修订原因； 2.文件修订原因得到编制部门或相关领导同意后 进行文件修订； 2.1 当出现文件需作废时，编制部门提出《文件/记录销毁 申请表》,说明原因，提交申请； 2.2 《文件/记录销毁申请表》提交分管领导审核，上一级 领导批准； 2.3 各文件编制部门负责回收下发的作废文件；技术类文 件由知识产权部回收；公司管理类文件及体系文件由企业 办回收； 2.4 对回收后的作废文件，DCC要及时销毁，并注销相应 文件编号；

相关说明

工作表单文件编制表格 /

/

/

/ 《文件分发回收记录》 《文件更改申请通知 单》

关联部门 编制部门 分管领导 总经理 编制部门 DCC 企业办 知识产权

《文件/记录销毁申 请表》 《文件/记录销毁申 请表》 《文件分发回收记录》

《文件/记录销毁申 请表》

使用部门 DCC

3.1 文件使用部门当出现文件遗失时，可说明原因， 并提出申请； 3.2 企业办/知识产权部审核提交申请； 3.3根据申请重新发放文件，并做好发放登记；《文件分发回收记录》

记录填写、整理、检索

记录:记录是记载过程状态和过程结果的文件，是质量管理体系文件的一个重要组成部

分.

所谓过程状态主要针对产品质量的形成过程和体系的运行过程，而过程结果则是指 体系运行效果和产品满足质量要求的程度。 根据记录的上述特性，记录在组织的质量管理体系中发挥着重要的作用。

质量记录：

质量记录是体系文件的组成部分。质量记录是对产品达到所要求的质量和质量体系 有运行的证实。 对需要控制的质量记录，可分为下列两种类型： 1)与质量体系运行有关的记录，包括： “质量体系审核报告；质量成本报告； 设计评 审报告； 设计验证记录； 设计更改记录；工艺更改记录；合同评审记录；质量培训、 考核记录等等。 2)与产品有关的记录，包括： 产品鉴定报告； 产品审核报告： 产品验证报告； 质量检验记录； 产品试验记录； 不合格品处置报告； 产品让步记录，等等。

质量记录的作用 ：A.质量记录是信息管理的重要内容。离开及时、真实的质量记录，信息管 理就没有实际义意。 B.质量记录是记载过程状态和过程结果的文件。 C.质量记录是一种客观证据，是一个组织质量保证的证实文件。 D.质量记录为采取预防措施和纠正措施提供了依据。 E.质量记录有利于产品标识和可追溯性。

记录填写：

记录的填写要求及时,真实,准确,按规定进行填写. 字迹清晰,不得涂改;若有填错,用=线或/线划掉,在旁边重新填写上正确数 值,并签上修 改人名字,填写修改日期. 当出显记录空白栏目无内容可填写时,要求在空白的适中位置画一横线,表 示记录已被关注,只是无内容可填.如何是纵向几行均无内容可填写,用一 斜线代之. 记录的签署(检测人,审核人,批准人 …… 此处隐藏：1799字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……