公司会议管理制度_规章制度(3)

第十五条 会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管理、会议服务等。

第十六条 会议室要做到会前30分钟各项工作准备结束，会后通知行政部散会信息，行政部安排会议场所清洁卫生。

第十七条 会议室使用时务必保持环境整洁和设施安全。

第四章会议资料管理

第一节 会议纪要的签发

第十八条 会议主办部门要制定专人对会议详细情况进行详细记录。公司级会议由行政部整理会议纪要，报公司总经理审核签发。其他会议纪要由会议主办部门或承办部门及时整理，报分管领导审核签发。

第十九条 会议形成的会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参加人员、会议主题或内容，决定事项要明确事由、要求、责任单位或相关责任人、完成时间。

第二十条 会议纪要执行情况的检查由会议主办部门负责，定期会议在本次会议前要先检查上次会议纪要完成情况。不能按时完成会议纪要相关内容的，需在规定完成的时效前向会议主办部门提出未能完成的原因，告知以及准备采取的措施、拟定完成的时间。

第二十一条 会议纪要决定、事项涉及保密内容，应采用保密方式送达签收人。发放范围是根据纪要的密级等级分发，发放应做好签收登记。会议纪要整理和印发应在2个工作日内完成（特殊情况除外）。

第二节 会议纪要的格式

第二十二条 各种会议纪要行文的印制格式原则上要求按照公司统一要求制作，主要包含以下基本要点：

1、文本全部使用A4型纸。

2、文头、正文部分用四号仿宋体非套黑字（排板格式见附件1）。

第三节 会议资料的存档

第二十三条 股东会和董事会的会议资料由董事会秘书办公室存档，公司级会议的资料由行政部负责存档，其他会议资料由各会议主办部门自行存档。

第二十四条 公司重大会议资料存档实行一会一存。存档内容包括会议通知、会议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图片及会议纪要等。

第五章 会议精神的督办

第二十五条 行政部每季对定期会议的质量、会议时间、会议效果等进行督查，并将情况汇总报公司总经理及相关分管副总，作为对各部门及干部考核的依据之一。

第二十六条 行政部负责对公司级会议的重大决定事项进行督办。对会议的决议和内容，责任部门和人员必须认真履行，按照会议要求的时间完成，相关部门和人员予以支持、配合。

第六章会议纪律和要求

第二十七条 各类会议的参会人员必须按通知的时间及时参加，不得迟到和早退，否则给予100元处罚。

第二十八条 会议期间不允许早退，中间有急事需离开会场应向会议主持人请假。

第二十九条 会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听。

第三十条 会议务求精简高效，发言要言简意赅。会议主持人要严格掌握会议主题，认真研究和讨论；决定相关事项；防止跑题和漫无边际闲谈，提高会议的效率。不提倡对某一问题无休止地争论。

第三十一条 会议期间应严肃认真，若无特殊情况，应控制会议时间。

第三十二条 会议期间与会人员要注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，

第三十三条 做好会议保密工作。密级会议原则上禁止拨打手机或录音。参会人员禁止传播密级会议内容。

第七章附则

第三十四条 本制度自XX年XX月起执行。

第三十五条 本制度解释权归公司行政部。