秘书实务会务工作

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会议概述 会务工作流程 会务工作具体内容 常用会议的组织程序 会见与会谈 技能训练

教学目的通过本模块的学习，了解会务工 作的基本内容及工作程序，学会拟定 会议方案，掌握会议组织工作的环节 和会务工作中的文书工作。

教学重点与难点1、教学重点

会议筹备工作； 会议方案的制作； 会见与会谈的操作程序与方法； 案例分析。 会议方案的制作； 会场的布臵；会议组织 案例分析； 技能训练。

2、教学难点

案例分析：请柬发出之后某机关定于某月某日在单位礼堂召开总 结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领 导光临，在请柬上把开会的时间、地点写 得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来 到礼堂开会。一看会场布臵不像是开表彰 会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今 天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰 会改换地点了。几位领导同志感到莫名其 妙，个个都很生气，改地点了为什么不重 新通知? 一气之下，都回家去了。

事后，会议主办机关的领导才解释说，因 秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没 有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认 为不会有问题，便把会议地点写在请柬上， 等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂 早已租给别的单位用了，只好临时改换会 议地点。但由于邀请单位和人员较多，来 不及一一通知，结果造成了上述失误。尽 管领导登门道歉，但造成的不良影响也难 以消除。 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什 么问题呢？

案例导入：

华风集团公司的总经理秘书米兰穿着得体的职 业女装，正站在公司即将举行的“KH新产品新 闻发布会”的会议大厅门口迎接来宾。门厅旁 有一张签到桌，放着签到表和签到笔。已有来 宾到会，但管签到工作的秘书还未到岗，米兰 十分着急，刚刚电话催完，米秘书的手机响了 ，原来是今天大会上最重要的嘉宾、市里主管 经济工作的副市长的专车在路上出了故障。时 间眼看来不及了，米秘书果断决定让公司正在 去电视台接记者的奥迪车掉头去接副市长，让 去接记者的秘书另打一辆出租车去电视台。这

案例导入：

样，通过及时的协调，两边的事情都得到了 妥善的处理 。米秘书刚准备喘口气，手下 的工作人员又来反映因预先估计不足，会议 的礼品和宣传品都不够了，米秘书又赶紧派 人与大厦的管理人员协商，尽可能地多提供 一些车位。然后派下面工作人员迅速前去加 印宣传材料并购买新的礼品。这时接副市长 的车子就快到大门口了，米秘书立即给总经 理打了电话，告诉他市长已到

,然后面带微 笑地迎向大门口。

第二章 会前筹备

第一节 会议概述1.1 会议的涵义 会议是人类群体有组织的会晤、议事行为 或过程。通常有2人以上共同参与，以一定 方式聚合在一起。

全国人民代表大会

1.2 会议的要素

会议的选择要素

有会议名称、服务机构、秘书机构、 经费、文件材料、专用设备工具、各 种消耗性材料等

2、会议的主要种类按组织类型按时间方面的规定性 按出席对象

内部会议 外部会议 正式会议 非正式会议

定期会议 不定期会议

联席会 内部会 代表会 群众会

按功能性质 决策性 讲座性 执行性 告知性 学术性 协调性 报告性 谈判性 动员性 纪念性等 按议题性质 专题性 综合性 按规模大小 特大型 大型 中型 小型 按会议采用的方式手段 常规会 广播会 电话会 电视会 网络会

1.3会议的作用

(1)实施领导的重要工具 。 (2)领导贯彻民主集中制，实现决策 民主化，科学化的必要手段，要集思 广益，充分发挥干部和群众的智慧这 就需要召开会议来交换意见，研讨问 题。

3、各级领导贯彻政策、布臵任务 、沟通信息、协调行动的有效方 法，此外，会议还有宣传教育作 用，研讨作用，表达思想感情作 用等。

1.4 公司常见会议的类型

客户咨询会

产品展销订货会

业务洽谈会 新产品新闻发布会 经理例会与特别会议 员工例会 股东大会和董事会议 公司年会

第二节 发送会议通知 制作会议证件 和指示标志

一、制发会议通知 1、会议通知的基本内容 会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人 员、 议题及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。