提高办公室三大职能工作的方法论

办公室工作人员必备

提高办公室三大职能工作的方法论

徐英杰

行政管理工作中，办公室是整个管理工作的核心。是综合办事机构。工作内容包括上传下达文件、内外事务接待、协调内部关系、后勤管理保障、总结汇报材料、职工福利买办等等，具体而又繁杂的事务。具有综合性、辅助性、服务性三重属性。是决策领导层的左膀又臂，参谋助手。也是整个培训中心的“大管家”。办公室工作面广量大，如果要全面细致地胜任办公室工作，需要有清晰的工作思路，科学的工作方法。才能充分发挥其职能作用，高效的为领导服务、为基层服务、为群众服务。虽然我走上办公室工作岗位时间不长，但通过近段时间的工作，我总结并划分出办公室工作具备的三大职能作用，并制定了一些关于提高办公室三大职能作用的方法。

办公室工作具体主要划分为以下三大职能：

一、服务行政机关内部，处理各项事务。

二、管理餐饮、住宿等后勤工作为教学提供保障。

三、协调组织培训中心各部门之间搞好工作配合。

这三大职能的作用发挥不尽相同，需要通过多种有效途径来提高办公室的管理水平。一是管理现代化，即强化全局意识、效率意识、开放意识、创新意识；二是管理组织合理化，即做到结构综合化、人才多元化、方法制度化；三是管理手段自动化，即充分发挥信息技术的功能，加快办公自

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动化提高工作效率；四是协调组织艺术化。下面我将结合以上三大职能与四种有效途径，谈谈怎样来提高办公室职能作用

一、管理思想现代化

办公室工作人员的思想观点要跟上铁路发展的新形势、新变化，勇于创新、开拓进取，要强化四种意识，增强办公室的整体功能。

1.全局意识。办公室工作人员要学会谋大势、谋大局，提高驾驭全局的能力。思考工作时，心中要装着大局，单项工作服从整体部署，局部利益服从全局利益。日常工作中，要树立全中心工作“一盘棋”的思想，做好机关内部领导之间、科室之间，教务与宿管之间的协调工作，以形成精诚团结搞好培训工作的强大合力。

2.效率意识。为全中心提供服务本身就包含对效率的要求。办公室工作人员必须时刻绷紧效率这根弦，不断降低各项服务工作中人、财、物的投入，实现效率和效益的有机统一。比如:在车辆的派出使用调配上，要精心划分好主次，当日需要到基地办公的各部门乘车人员，要在每天早上就统计好人数，能够确定的人数要提前安排好计划，做到心中有数。

3.创新意识。办公室工作要坚持发扬传统和开拓创新的统一。对于上一任留下来的好的作风，好的工作方法要善于继承，同时要适应新形势的变化和任务的需要，敢于探索，勇于创新。要善于运用创造性思维，谋划具有本单位特色的工作。要能超前运筹，增强工作的预见性和主动性。

4.开放意识。做好办公室工作，不能局限于自己的“弹丸”之地，而

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应有开阔的视野，把“触角”延伸到铁路的各个领域，审视发生的新变化，学习新的思路和观点，吸取新的营养，丰富思维。平时就要多看、多听、多注意收集有关铁路发展的新信息。办公室人员必须加强学习。尤其在近一时期，多学习关于实践科学发展观的内容和精神，深刻领会其实质，用以指导我们的思想和行动。办公室工作要敢于管理。做到管而不死，活而不乱。工作态度也要实现三个转变。

1. 由被动性服务向主动性服务转变。

为使办公室工作从无序中找有序，从被动中赢得主动，关键要使我们的工作增强思维的超前性、预见性。要经常发现中心全面工作中出现的带倾向性、方向性和苗头性的问题，及时向领导提供信息，研究解决方法。使办公室工作到位而不越位，服务效果帮忙而不添忙。

2. 由事务型服务向智慧型服务转变。

办公室工作要从繁杂的事务中走出来，既要勤动手动脚，更要勤动脑，勤思考，想领导之所想，想领导之未想，多出主意，多出思路，多出点子。制定出台的文件既要符合基地的政策，又要结合培训中心的实际，有创新，易于操作。书写的各种汇报总结材料，请示报告要准确把握领导的意图，符合领导的思路。力求数据准确、内容精炼、措辞严谨、文笔新颖。工作计划，各种内外事务的接待活动统筹规划，合理安排，变盲目运转为有序运作。

3. 由相对封闭型向开放主导型转变。

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铁路的发展变化日新月异，跨越式发展的大时代，大背景下。大量的铁路新知识，新技术不断涌入出现。高科技含量的铁路运营技术将对我们中心各方面工作产生重大影响。办公室人员必须“春江水暖鸭先知”。熟悉铁路内外部，上下左右，方方面面的情况，做到领导未知我先知，领导未谋我先谋。经常走出机关，接受“八面来风”。广泛加强对外界各单位，各层次情况的了解，延伸触角。这样才能适应铁路发展新形势，更好的为领导服务。

二、管理组织合理化

办公室组织合理化，才能发挥整合效能。在事多人员少的情况下，培养多元化的人才，实行有效的方法制度。人员虽少但便于管理，建立合理的管理组织，一样能达到事半功倍的效果。

办公室中的工作人员，比如司机、宿管员、维修工要自觉增强群体意识，力求形成“一盘棋”的工作格局。工作中产生的矛盾、摩擦，都要为全中心的工作让路。树立以大局为重的意识。办公室整合效能的发挥还与办公室人员素质水平的高低密切相关。严格把握好用人关，平时多组织相关工作人员加强业务学习，多开工作业务分析会。好的经验，好的工作方法多推广，督促各小组班组长发挥模范带头作用。搞好传、帮、带。用人制度做到人岗结合。既要考虑到人员素质特点，又要考虑岗位特点，做到扬长避短、人尽其才。经常和职工谈心，力所能及的解决一些工作中的实际困难。增强办公室人员的凝聚力，调动大家的工作积极性，主动性。

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管理制度的健全也是管理组织合理化中的一部分内容，这是提高工作效率，减少工作失误，提高服务质量的有效保证。俗话说:“没有规矩不成方圆”。建立科学的规章制度，能使办公室的各项工作走上制度化、正规化的轨道。由其在食堂，宿舍的工作中制定较为完善的岗位责任制。督促两个重要岗位按制度规范自己的言行。保证后勤服务让学员满意。

三、管理手段自动化

信息技术被越来越多的应用到日常的办公室工作中来。计算机的信息及文字，表格处理的快捷技术，为工作带来了前所未有的方便。大力提倡无纸化办公，不仅能提高工作效率，还能压缩纸张的浪费，减少办公开支。平时多注意浏览邮件箱内新的邮件信息。及时掌握基地新的命令、文件、通知。快速获取信息，根据上级的指示提前制定出相应的工作计划。使办公自动化更好的为工作服务。

办公室人员在对计算机性能，word文档的应用等方面多加强练习。更熟练掌握办公软件功能的开发与使用。建立一个适合办公室工作的自动化办公系统。将资料管理、规章制度、网络通讯等若干功能结合在一起。

对于确实有实际需求的部门，比如：食堂每天营业时最困扰的问题就是现金交易和饭票的使用方面存在的问题。高峰就餐时段，钱票找零、现金结算既耽误时间，影响工作效率；账目又容易出错。而且售卖人员大量接触现金饭票，容易沾染细菌，给饮食安全卫生带来隐患。在食堂售卖窗口引进自动刷卡机（pos机），可以改变现金饭票交易的弊端，大大提高工

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